Metodologia de selecţie şi modul de interacţiune a autorităţilor/ entităţilor contractante cu ANAP în legătură cu intenţia de modificare a contractelor/acordurilor-cadru de achiziţie publică

Prezenta metodologie stabileşte modul de selecţie şi de interacţiune a autorităţilor/entităţilor contractante cu Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice, denumită în continuare ANAP, în legătură cu intenţia de modificare a contractelor/acordurilor-cadru de achiziţie publică, respectiv a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale, în condiţiile prevăzute la art. 221 alin. (1) lit. с) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, respectiv la art. 238 din Legea nr. 99/2016.

În aplicarea prevederilor art. 221 alin. (12) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, şi, respectiv, ale art. 242 alin. (2) din Legea nr. 99/2016, ANAP, prin Direcţia generală control ex-ante, verifică argumentele aduse de autorităţile/entităţile contractante cu privire la încadrarea în condiţiile prevăzute de art. 221 alin. (1) lit. с) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv art. 238 din Legea nr. 99/2016, ce permit modificarea contractului/acordului-cadru de achiziţie publică, respectiv a contractului/acordului-cadru sectorial.

(1) Atunci când autorităţile/entităţile contractante au în intenție punerea în aplicare a dispoziţiilor art. 221 alin. (1) lit. с) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, şi/sau a dispoziţiilor art. 238 din Legea nr. 99/2016, acestea au obligaţia de a notifica ANAP, prin orice mijloc de comunicare, cu 5 zile lucrătoare înainte de data de începere a etapelor de modificare a contractului/acordului-cadru de achiziţie publică, contractului/acordului-cadru sectorial.

(2) Indiferent de mijlocul de comunicare utilizat, autoritatea/ entitatea contractantă are obligaţia de a lua toate măsurile pentru ca termenul prevăzut la alin. (1) să nu fie afectat prin raportare la momentul primirii notificării de către ANAP.

(3) Prin sintagma „etapele de modificare a contractului”, prevăzută la art. 23 alin. (9) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările şi completările ulterioare, şi, respectiv, art. 25 alin. (10) din Hotărârea Guvernului nr. 394/2016, cu modificările şi completările ulterioare, se înţeleg toate demersurile dintre autoritatea/entitatea contractantă şi contractant cu privire la stabilirea şi formalizarea condiţiilor ce vor guverna implementarea modificării contractuale, această logică aplicându-se şi acordului-cadru, având în vedere art. 221 alin. (12) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv art. 238 din Legea nr. 99/2016.

(4) Notificările prevăzute la alin. (1) conţin informaţiile prevăzute în anexa nr. 2 la ordin şi motivele care justifică încadrarea în prevederile legale referitoare la modificarea contractului/acordului-cadru de achiziţie publică, contractului/ acordului-cadru sectorial.

(1) Indiferent de valoarea estimată a modificării contractuale, verificarea notificărilor transmise de autorităţile/entităţile contractante, conform art. 3,se realizează în mod selectiv, în baza următoarelor criterii:

a) sursa de finanţare a contractului/acordului-cadru de achiziţie publică, respectiv contractului/acordului-cadru sectorial ce urmează a fi încheiat; se selectează cu prioritate notificările aferente modificărilor contractelor finanţate din fonduri europene nerambursabile, urmate de cele finanţate din fonduri bugetare şi apoi de cele finanţate din fonduri proprii;

b) tipul contractului ce urmează a fi încheiat; se selectează în următoarea ordine de prioritate: contracte de lucrări, urmate de contracte de servicii şi apoi contracte de produse;

c) valoarea estimată a modificării contractului/acordului-cadru de achiziţie publică, respectiv a contractului/ acordului-cadru sectorial care se modifică; ordinea de prioritate se stabileşte prin raportare la pragurile prevăzute la art. 7 din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, şi art. 23 alin. (1) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv art. 12 din Legea nr. 99/2016 şi art. 25 alin. (1) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 394/2016, cu modificările şi completările ulterioare, în sens descrescător al acestora;

d) istoricul autorităţii/entităţii contractante în domeniul achiziţiilor publice, prin raportare la numărul neconformităţilor rezultate din exercitarea controlului ex-ante în ultimii 3 ani încheiaţi, existente în evidenţa Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice. În cazul unei autorităţi/entităţi contractante care nu a făcut obiectul unui control ex-ante în ultimii 3 ani încheiaţi, aceasta se selectează cu aceeaşi prioritate precum cea acordată celor cu cel mai mare număr de neconformităţi.

(2) Metodologia de selecţie se aplică zilnic tuturor notificărilor înregistrate la ANAP în ziua precedentă, prin aplicarea criteriilor prevăzute la alin. (1), conform ponderilor asociate acestora prin procedură operaţională.

(1) Notificările selectate potrivit criteriilor menţionate la art. 4 sunt cuprinse în programul de verificare.

(2) La întocmirea programelor de verificare se vor avea în vedere următoarele:

a) personalul disponibil la nivelul Direcţiei generale control ex-ante, Direcţia verificare derulare procedură de atribuire;

b) gradul de încărcare a personalului, avându-se în vedere numărul de proceduri de atribuire ce poate fi verificat în aceeaşi perioadă de timp;

c) recomandările autorităţilor de management cu privire la procedurile de atribuire/modificările contractuale ale contractelor finanţate din fonduri europene nerambursabile care ar trebui să facă obiectul verificării ANAP.

(3) Programul de verificare se întocmeşte zilnic de către Direcţia generală control ex-ante.

(1) După întocmirea programului de verificare, Direcţia generală control ex-ante realizează următoarele demersuri:

a) Elaborează decizia de verificare pentru fiecare notificare transmisă de autorităţile/entităţile contractante în condiţiile art. 3, ce a fost inclusă în programul de verificare, în prima zi lucrătoare de la data înregistrării respectivei notificări la ANAP:

(i) Decizia de verificare reprezintă documentul prin care ANAP înştiinţează autoritatea/entitatea contractantă cu privire la selectarea pentru verificarea modificării contractuale iniţiată de aceasta şi notificată conform art. 3.

(ii) Decizia de verificare se semnează de către preşedintele ANAP, la propunerea conducătorului Direcţiei generale control ex-ante, împreună cu ordinul de serviciu, emis în baza respectivei decizii de verificare.

(iii) Prin ordinul de serviciu sunt împuternicite persoanele din cadrul Direcţiei generale control ex-ante care vor verifica argumentele aduse de autorităţile/entităţile contractante cu privire la încadrarea în condiţiile prevăzute de art. 221 alin. (1) lit. с) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv art. 238 din Legea nr. 99/2016, care permit modificarea contractului/ acordului-cadru de achiziţie publică, respectiv a contractului/acordului-cadru sectorial.

(iv) Persoanele împuternicite au totodată dreptul de a constata fapte prevăzute la art. 224 alin. (1) lit. i) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv la art. 245 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 99/2016, după caz, şi de a aplica sancţiuni contravenţionale. În acest sens, refuzul de a pune la dispoziţia ANAP, în termenul stabilit, de către autoritatea/entitatea contractantă a informaţiilor/ documentelor solicitate echivalează cu nepunerea la dispoziţia ANAP, în termenul solicitat, a informaţiilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru, pe care aceasta le solicită în scopul îndeplinirii funcţiilor sale;

b) Transmite odată cu decizia de verificare prevăzută la lit. a) o adresă prin care solicită autorităţilor/entităţilor contractante punerea la dispoziţie în termen de 1 zi lucrătoare de la înregistrarea deciziei de verificare la autoritatea/entitatea contractantă a următoarelor informaţii/documente:

(i) copii asumate asupra conformităţii cu originalul prin semnătura conducătorului compartimentului de achiziţii publice ale extraselor din contractul iniţial şi din actele adiţionale aferente acestuia (dacă există) din care să rezulte valoarea la care acestea au fost încheiate, în vederea analizării încadrării tuturor modificărilor contractuale (inclusiv a celei care face obiectul verificării) în procentul de 50% din valoarea la care a fost încheiat contractul iniţial, precum şi alte clauze contractuale care susţin modificarea;

(ii) după caz, adresă de completare a justificărilor incluse în notificare, cu privire la încadrarea modificării contractuale în situaţia şi condiţiile prevăzute la art. 221 alin. (1) lit. с) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv la art. 238 din Legea nr. 99/2016,întocmită de compartimentul de achiziţii publice, avizată de serviciul juridic şi aprobată de conducătorul autorităţii/entităţii contractante, precum şi documentele ce au stat la baza întocmirii acesteia;

(iii) orice alte informaţii/documente suplimentare considerate necesare în acest context.

c) Analizează în termen de 1 zi lucrătoare de la intrarea în posesia documentelor prevăzute la lit. b) conţinutul acestora, precum şi al notificării, în vederea emiterii opiniei privind modul în care autoritatea/entitatea contractantă a demonstrat încadrarea în prevederile art. 221 alin. (1) lit. с) dinLegea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv ale art. 238 din Legea nr. 99/2016, după caz, ce permit modificarea contractului/acordului-cadru de achiziţie publică, respectiv a contractului/acordului-cadru sectorial.

d) Până la data-limită de începere a demersurilor dintre autoritatea/entitatea contractantă şi contractant cu privire la stabilirea şi formalizarea condiţiilor ce vor guverna implementarea modificării contractuale, persoanele împuternicite de către ANAP fundamentează constatările aferente emiterii, în cadrul acestui termen, a opiniei prin care se aduc la cunoştinţa autorităţii/entităţii contractante în cauză motivele pentru care ANAP consideră că nu sunt întrunite condiţiile prevăzute de art. 221 alin. (1) lit. с) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv de art. 238 din Legea nr. 99/2016.

(i) În cazul în care volumul şi complexitatea documentelor puse la dispoziţie de autoritatea/ entitatea contractantă impun o analiză ce necesită un interval de timp mai îndelungat sau sunt necesare deplasări ale persoanelor împuternicite de către ANAP la sediul autorităţii/entităţii contractante, opinia cu privire la modificarea contractuală propusă poate fi emisă şi după data prevăzută prin prezentul articol, dar nu mai târziu de 1 zi lucrătoare de la momentul în care aceasta a înştiinţat ANAP cu privire la finalizarea etapelor de modificare a contractului/acordului-cadru de achiziţie publică/sectorial.

(ii) Autoritatea/Entitatea contractantă are dreptul de a continua demersurile aferente semnării actului adiţional, în cazul în care ANAP nu transmite opinia menţionată la această literă în intervalul de timp prevăzut.

(iii) Opinia ANAP se transmite autorităţii/entităţii contractante prin orice mijloc de comunicare, astfel încât să asigure respectarea termenelor prevăzute la această literă.

e) Elaborează un raport de activitate pentru fiecare modificare contractuală verificată, în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea unei copii de pe actul adiţional încheiat de autoritatea/entitatea contractantă, respectiv de la data comunicării hotărârii de anulare a demersului de modificare a contractului/acordului-cadru de achiziţie publică/sectorial, astfel:

(i) În cazul unei modificări contractuale finanţate din fonduri europene nerambursabile, raportul de activitate se întocmeşte în 3 exemplare, din care: un exemplar se transmite Autorităţii de management care gestionează programul operaţional, însoţit de opinia emisă de ANAP; un exemplar se transmite la structura din cadrul ANAP responsabilă cu exercitarea funcţiei de control ex-post; un exemplar se păstrează la Direcţia generală control ex-ante.

(ii) În cazul unei modificări contractuale finanţate din fonduri bugetare/fonduri proprii, raportul de activitate se întocmeşte în 2 exemplare, din care un exemplar se păstrează la Direcţia generală control ex-ante şi un exemplar, însoţit de opinia emisă de ANAP, se transmite la structura din cadrul ANAP responsabilă cu exercitarea funcţiei de control ex-post.