Ghidul privind principiile de bună practică de distribuţie pentru substanţele active ale medicamentelor de uz uman

Prezentul ghid stabileşte principiile de bună practică de distribuţie pentru substanţele active ale medicamentelor de uz uman (BPD) pentru importatorii şi distribuitorii de substanţe active destinate medicamentelor de uz uman, completează dispoziţiile privind distribuţia prevăzute în ghidul privind buna practică de fabricaţie (BPF) pentru medicamente de uz uman, partea a II-a, şi se aplică şi distribuitorilor care fabrică substanţe active.

În înţelesul prezentului ghid, termenii şi noţiunile folosite au următoarele semnificaţii:

1. serie (lot) — o cantitate specifică de material produs în cadrul unui proces sau al unei serii de procese, astfel încât această cantitate să poată fi considerată omogenă în limite determinate. În cazul producţiei continue, o serie (un lot) poate corespunde unei fracţiuni definite a producţiei. Mărimea seriei (lotului) poate fi definită fie de o cantitate fixă, fie de cantitatea produsă într-un interval de timp determinat;

2. numărul seriei (lotului) — o combinaţie unică de cifre, litere şi/sau simboluri care identifică o serie şi pe baza căreia poate fi determinat istoricul producţiei şi al distribuţiei;

3. brokerajul substanţelor active — toate activităţile conexe vânzării sau achiziţionării de substanţe active care nu includ manipularea fizică şi care constau în negocierea independentă şi în numele unei alte persoane juridice sau fizice;

4. calibrarea — operaţie de demonstrare a faptului că un anumit instrument sau dispozitiv produce rezultate în anumite limite determinate în comparaţie cu rezultatele produse de un standard de referinţă sau identificabil într-o serie adecvată de măsurători;

5. destinatar — persoana căreia îi va fi livrat transportul, pe cale terestră, maritimă sau aeriană;

6. contaminarea — introducerea nedorită de impurităţi chimice sau microbiologice sau de materii străine, în sau pe materii prime, produse intermediare sau substanţe active în timpul producţiei, prelevării, ambalării sau reambalării, depozitării sau transportului;

7. distribuţia substanţelor active — toate activităţile de procurare, import, deţinere, furnizare sau export de substanţe active, în afară de brokeraj;

8. deviaţie — devierea faţă de o instrucţiune aprobată sau de un standard stabilit;

9. data de expirare — data introdusă pe recipientul/etichetele unei substanţe active, indicând perioada în care substanţa activă ar trebui să se încadreze în specificaţiile de utilizare dacă este depozitată în condiţii definite şi după care aceasta nu trebuie să mai fie utilizată;

10. substanţă activă falsificată — orice substanţă activă pentru care se prezintă în mod fals:

a) identitatea, inclusiv ambalajul şi etichetarea, denumirea sau compoziţia în ceea ce priveşte oricare dintre ingredientele sale şi concentraţia ingredientelor respective;

b) sursa, inclusiv producătorul, ţara de fabricaţie, ţara de origine; sau

c) istoricul, inclusiv înregistrările şi documentele referitoare la canalele de distribuţie utilizate;

11. deţinere — depozitarea substanţelor active;

12. procedură — o descriere documentată a operaţiunilor care trebuie efectuate, a măsurilor de precauţie care trebuie luate şi a măsurilor care trebuie aplicate şi care sunt direct sau indirect legate de distribuţia unei substanţe active;

13. achiziţie — obţinerea, procurarea sau cumpărarea substanţelor active de la producători, importatori sau alţi distribuitori;

14. managementul riscului în domeniul calităţii — un proces sistematic pentru evaluarea, controlul, comunicarea şi analiza riscurilor în ceea ce priveşte calitatea unei substanţe active de-a lungul ciclului de viaţă al produsului;

15. sistemul calităţii — suma tuturor aspectelor unui sistem prin care se aplică o politică privind calitatea şi se asigură îndeplinirea obiectivelor în materie de calitate (ICH Q9);

16. carantină — statutul materialelor izolate fizic sau prin alte mijloace eficace până la luarea unei decizii privind aprobarea sau respingerea lor ulterioară;

17. data retestării — data la care un material trebuie să fie reexaminat pentru a se asigura că acesta este încă adecvat pentru utilizare;

18. furnizare — toate activităţile prin care se furnizează, se vând sau se donează substanţe active unor distribuitori, farmacii sau producători de medicamente;

19. semnat (semnătura) — înregistrarea celui care a realizat o anumită acţiune sau revizuire. Această certificare poate lua forma iniţialelor sale, a semnăturii sale olografe complete, a ştampilei sale personale sau a semnăturii sale electronice autentificate şi securizate;

20. transport — deplasarea substanţelor active de la un punct la altul fără a le depozita pentru perioade de timp nejustificate;

21. validare — un program documentat care oferă un grad ridicat de asigurare a faptului că un proces, o metodă sau un sistem anume va produce în mod sistematic un rezultat ce va îndeplini criteriile de acceptare stabilite în prealabil;

22. produs intermediar — un material produs în timpul etapelor de procesare ale unei substanţe active, care suferă în continuare modificări de natură moleculară sau purificare înainte de a deveni o substanţă activă. Produsele intermediare pot să fie izolate sau nu.

(1) Prezentul ghid se aplică distribuţiei de substanţe active, astfel cum sunt definite la art. 699 pct. 3 din Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

(2) În sensul prezentului ghid, distribuţia de substanţe active cuprinde toate activităţile de procurare, import, deţinere, furnizare sau export de substanţe active, cu excepţia brokerajului.

(3) Prezentul ghid nu se aplică produselor intermediare ale substanţelor active.

(1) Distribuitorii de substanţe active trebuie să dezvolte şi să menţină un sistem al calităţii care să stabilească responsabilităţile, procedurile şi principiile de management al riscului. Exemple ale acestor proceduri şi aplicaţii privind managementul riscului în domeniul calităţii se pot găsi în ghidul privind buna practică de fabricaţie (BPF) pentru medicamente de uz uman, partea a III-a: documente legate de buna practică de fabricaţie, ghidul Q9 al Conferinţei internaţionale privind armonizarea (ICH) referitor la managementul riscului în domeniul calităţii (ICH Q9).

(2) Pentru asigurarea sistemului calităţii, persoanele prevăzute la art. 1 trebuie să dispună de personal competent şi de spaţii, echipamente şi localuri adecvate şi suficiente. El trebuie să garanteze că:

a) substanţele active sunt procurate, importate, deţinute, furnizate sau exportate cu respectarea cerinţelor BPD pentru substanţele active;

b) responsabilităţile personalului cu atribuţii de conducere sunt specificate în mod clar;

c) substanţele active sunt livrate destinatarilor corecţi într-un termen satisfăcător;

d) înregistrările sunt efectuate în timp real;

e) deviaţiile de la procedurile implementate sunt documentate şi investigate;

f) se efectuează acţiuni corective şi preventive corespunzătoare, cunoscute sub denumirea de „CAPA”, pentru a corecta şi preveni deviaţiile, în conformitate cu principiile managementului riscului în domeniul calităţii;

g) modificările care pot afecta depozitarea şi distribuţia substanţelor active sunt evaluate.

(3) Atunci când se elaborează sau se modifică sistemul calităţii, trebuie să se ţină seama de amploarea, structura şi complexitatea activităţilor distribuitorului.

(1) Pentru fiecare locaţie în care se desfăşoară activităţi de distribuţie, distribuitorul trebuie să desemneze o persoană căreia să i se stabilească responsabilităţi clare pentru a garanta punerea în aplicare şi menţinerea sistemului calităţii. Persoana desemnată trebuie să îşi îndeplinească personal responsabilităţile. Ea poate să delege sarcini, dar nu şi responsabilităţi.

(2) Responsabilităţile tuturor membrilor personalului implicat în distribuţia de substanţe active trebuie să fie stabilite în scris. Personalul trebuie să fie instruit cu privire la cerinţele BPD pentru substanţele active şi să aibă experienţa şi competenţele adecvate pentru a se asigura că substanţele active sunt manipulate, păstrate şi distribuite în mod corect.

(3) Personalul trebuie să beneficieze de instruire iniţială şi continuă adecvată rolului său, pe baza unor proceduri scrise şi în conformitate cu un program de instruire scris.

(4) La nivelul fiecărei unităţi este obligatorie păstrarea evidenţei tuturor instruirilor, iar eficacitatea acestora trebuie evaluată periodic şi documentată.