Aprobarea Procedurii de selecție a operatorilor serviciilor de telefonie necesare exercitării dreptului deținuților la convorbiri telefonice

Obiectul prezentei proceduri îl constituie închirierea unor spații în interiorul unităților subordonate Administrației Naționale a Penitenciarelor, destinate implementării unui sistem de efectuare a convorbirilor telefonice de către deținuții aflați în custodie.

Contractul se va încheia pentru o perioadă de 2 ani de la data semnării, noua procedură fiind inițiată în timp util raportat la această dată, pentru a se asigura continuitatea serviciilor către deținuți.

Operatorul suportă cheltuielile de energie electrică stabilite de către unitatea penitenciară, aferente echipamentelor folosite, conform consumurilor specifice.

Achitarea contravalorii chiriei, precum și a contravalorii utilităților se face lunar, în maximum 30 de zile de la data facturării.

Locatarul are obligația de a efectua plata impozitului pe clădiri aferent folosirii spațiului închiriat în conformitate cu art. 455 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

Stadiul fizic al spațiului închiriat se constată de către părțile contractante la momentul predării/recepționării lui, printr-un proces-verbal de predare-primire, care va fi anexat la contract.

Spațiul închiriat va fi exploatat în bune condiții.

Locatarul, precum și subcontractorii acestuia trebuie să respecte următoarele reguli:

a) locatarul trebuie să comunice locatorului o listă cu numerele de înmatriculare ale autovehiculelor și numele delegaților și șoferilor care vor asigura mentenanța sistemului implementat;

b) personalul locatarului nu are acces în unitate cu bunurile care, potrivit legislației execuțional penale, sunt interzise;

c) personalului locatarului îi este interzis să ia legătura cu deținuții, să înmâneze acestora bunuri și alimente sau să introducă în unitate băuturi alcoolice, droguri sau precursori ai acestora;

d) personalul locatarului și mijloacele de transport ale acestuia trebuie să se supună controlului efectuat în punctul de control al locatorului;

e) personalul locatarului și mijloacele de transport ale acestuia trebuie să respecte un anumit traseu prestabilit.

Prin prezenta procedură se dorește identificarea unor operatori economici, numiți în continuare operatori de telefonie, care să implementeze, la nivelul fiecărei unități penitenciare, un sistem de efectuare a convorbirilor telefonice de către deținuți în scopul respectării dispozițiilor execuțional penale.

Scopul acestui demers vizează:

a) asigurarea dreptului la convorbiri telefonice conform prevederilor legale în vigoare;

b) menținerea relațiilor de familie;

c) creșterea numărului deținuților care efectuează convorbiri telefonice simultane;

d) eliminarea necesității aprovizionării constante a punctelor comerciale amenajate în interiorul locurilor de deținere cu cartele telefonice – destinate deținuților;

e) monitorizarea și gestionarea simplă și eficientă a convorbirilor telefonice efectuate de deținuți;

f) uniformizarea procedurii de efectuare a convorbirilor telefonice de către deținuți la nivelul tuturor locurilor de deținere;

g) îmbunătățirea comunicării bidirecționale, deținut- personal unitate.

Suprafața care face obiectul închirierii se află în proprietatea publică a statului.

Închirierea spațiului se face prin licitație publică.

Prețul de pornire se stabilește pornind de la nivelul tarifelor în lei/mp/lună practicate de unitatea administrativ-teritorială în baza hotărârii consiliului local.

Compartimentul achiziții publice în colaborare cu Compartimentul cazarmare elaborează nota privind stabilirea prețului minim de pornire.

La demararea procedurii, unitatea penitenciară solicită consiliului local comunicarea tarifului de închiriere a spațiilor de pe raza de competență a acesteia, în …… lei/mp/lună. În cazul în care tariful nu este actualizat, acesta va fi actualizat în conformitate cu indicele prețului de consum („IPS”) pentru servicii publicat pe pagina Institutului Național de Statistică.

În cazul în care tariful de închiriere a spațiilor nu este stabilit de către unitatea administrativ-teritorială pe raza căreia se află unitatea penitenciară, atunci aceasta, la început de an, solicită în scris consiliului local/județean comunicarea cuantumului lunar de închiriere. Potrivit Legii administrației publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările și completările ulterioare, consiliile locale și județene au atribuții referitoare la stabilirea tarifelor de închiriere bunuri proprietate publică.

Pe parcursul exploatării spațiului închiriat se vor respecta normele de protecție a mediului stabilite conform legislației în vigoare.

Locatarul trebuie să facă dovada implementării în organizația sa a unui sistem de management al calității certificat ISO 9001 sau echivalent, valabil la data licitației.

Pe toata perioada închirierii se va asigura exploatarea în regim de continuitate și permanență.

Spațiul închiriat nu va putea fi subînchiriat de către locatar pe toată perioada contractului. În caz contrar contractul va fi reziliat.

Atât personalul angajat al ofertantului câștigător, cât și cel/cei care va/vor asigura punerea în funcțiune a sistemului de telefonie, subcontractant, după caz, semnează un angajament de confidențialitate că nu va comunica persoanelor fizice, juridice sau instituțiilor neautorizate detalii ale clădirilor și ale dotărilor din perimetrul unităților penitenciare. Toate informațiile la care ofertanții au acces sunt confidențiale și nu pot fi folosite decât în scopul realizării ofertei.

Ofertantul câștigător ia toate măsurile necesare în vederea asigurării siguranței în exploatarea spațiului închiriat și a respectării tuturor normelor de protecție a muncii conform legislației în vigoare.

Documentația de atribuire – documentul achiziției care cuprinde cerințele, criteriile, regulile și alte informații necesare pentru a asigura furnizorilor o informare completă, corectă și explicită cu privire la cerințe sau elemente ale achiziției, obiectul contractului și modul de desfășurare a procedurii de atribuire, inclusiv specificațiile tehnice ori documentul descriptiv, condițiile contractuale propuse, formatele de prezentare a documentelor de către candidați/ofertanți, informațiile privind obligațiile generale aplicabile, care este anexa la prezenta procedură.

Cerințele legate de sistemul care se va instala în spațiul închiriat sunt următoarele:

1. Cerințe generale:

1.1. sistemul să utilizeze o rețea separată de celelalte rețele informatice existente în unitate, conexiunea între acestea fiind permisă numai cu aprobarea scrisă a directorului locului de deținere, în urma avizului structurii informatice din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor, după asigurarea securității sistemului;

1.2. în cazul precizat anterior, furnizorul trebuie să asigure o bună securitate a accesului la rețeaua informatică a locului de deținere prin instalarea unor echipamente/software de filtrare a traficului între cele două rețele – a serverului de telefonie și a unității -, dar și filtrarea comunicării cu conexiunea la internet, care să permită doar traficul informațiilor strict necesare funcționării sistemului; software-ul de filtrare a traficului trebuie să fie administrat în totalitate de către lucrătorul structurii informatice a unității, care poate fi asistat de către specialiștii furnizorului;

1.3. rețeaua de telefonie din interiorul locului de deținere se realizează exclusiv cu tehnologie cablată, traseele cablajelor fiind stabilite de comun acord cu unitatea penitenciară;

1.4. acordarea dreptului de acces asupra serverului sistemului de telefonie și al sistemului de supraveghere pentru lucrătorul structurii Informatice a unității, printr-un cont personal cu drepturi de administrator, pentru, dar fără a se limita la:

a) crearea backup-ului periodic al bazei de date și al folderului de imagini;

b) restartarea aplicației în caz de nevoie;

c) restartarea serverului în caz de nevoie;

d) crearea de conturi de tip user pentru utilizatorii aplicației;

e) verificarea stării sistemului;

1.5. toate cheltuielile privind instalarea, utilizarea și mentenanța sistemului sunt suportate de furnizor;

1.6. având în vedere că întreaga aparatură a sistemului aparține furnizorului, acesta trebuie să asigure în mod gratuit și în timp util asistența tehnică și mentenanța necesare bunei funcționări și întreținerii sistemului și softului aferent. În cazul defectelor blocante – imposibilitatea utilizării întregului sistem de telefonie – timpul de repunere în exploatare a acestuia nu va depăși 12 ore de la sesizarea unității confirmată de furnizor. Pentru celelalte defecțiuni, timpul maxim de remediere este de 48 de ore de la sesizarea unității confirmată de furnizor;

1.7. în situația în care pentru implementarea clauzelor contractuale se impune accesul la informații clasificate, operațiunile în cauză se desfășoară cu respectarea strictă a dispozițiilor legale în materie.

2. Cerințe tehnice:

a) sistemul va răspunde exigențelor reglementărilor în vigoare cu privire la durata convorbirilor și persoanelor apelate zilnic, la respectarea dreptului la odihnă;

b) furnizorul va asigura posturi telefonice suficiente, în niciun caz mai puțin de unul, pentru asigurarea dreptului la convorbiri în integralitatea sa conform datelor furnizate de administrația locului de deținere. Aparatele telefonice destinate folosirii în interior vor fi de tip antivandal, iar cele destinate a fi folosite în exteriorul clădirilor vor fi de tip antivandal și rezistente la intemperii. Aceste posturi telefonice vor fi amplasate prin fixare pe perete/stâlpi/suporturi/grilaje, astfel încât accesul la acestea să se realizeze cât mai facil;

c) numărul concret de posturi telefonice necesar a fi instalate se stabilește de fiecare unitate penitenciară la momentul inițierii procedurii de selecție;

d) conexiunea între receptor și baza aparatului se realizează exclusiv prin cablaj, care nu va avea o lungime mai mare de 1 metru liniar;

e) pentru asigurarea integrității fizice a posturilor telefonice și pentru stabilirea situațiilor de substituire a posesorului cardului, voluntar sau involuntar, de către un alt deținut, respectiv pentru a se înregistra orice acțiune desfășurată asupra sau în zona postului telefonic, posturile telefonice sunt supravegheate video permanent și simultan printr-un sistem unitar care să permită monitorizarea video de către personalul unității penitenciare, precum și stocarea înregistrărilor pentru o perioadă de minimum 10 zile; sistemul de supraveghere sus-menționat se asigură și se menține în stare de funcționare de către furnizor pe cheltuiala sa, iar administrarea lui și a datelor obținute se face exclusiv de către unitatea penitenciară;

f) sistemul să aibă posibilitatea tehnică de a permite personalului din unitate anume desemnat să întrerupă o anumită convorbire, dacă se consideră că este necesar, fără a viola secretul convorbirii;

g) sursa de alimentare a sistemului trebuie să fie independentă, circuit electric de alimentare separat, dotat cu contor propriu, după caz, și să asigure funcționarea acestuia și în cazul întreruperii alimentării cu energie electrică din rețeaua publică, sursă în comutație cu posibilitatea de încărcare a unui set de baterii în sistem tampon;

h) sistemul trebuie să permită o ușoară gestiune, din partea unității, a listei numerelor de telefon solicitate de deținuți, introducere, ștergere, activare-dezactivare, emiterea periodică de facturi detaliate, individuale pentru fiecare deținut, posibilitatea introducerii unor restricții. Sistemul trebuie să asigure condițiile necesare astfel ca fiecare deținut să aibă acces la un număr prestabilit, configurabil, de numere de telefon alese de acesta, care pot fi înlocuite la o anumită perioadă printr-o cerere aprobată de conducerea unității. În același timp, sistemul trebuie să asigure condițiile necesare astfel ca un deținut să poată efectua zilnic un număr maxim prestabilit, configurabil, de convorbiri telefonice a căror durată maximă să fie prestabilită, configurabilă. Realizarea acestor cerințe trebuie să se facă fie prin emiterea de carduri individuale dotate cu elemente de siguranță care să nu permită falsificarea sau multiplicarea lor, cod de acces, sau prin alte metode propuse de furnizorul sistemului. Mijlocul de identificare trebuie să fie strict individual și netransmisibil;

i) informarea anticipată a deținutului în timpul convorbirii cu privire la întreruperea convorbirii pe fondul epuizării resurselor bănești sau al expirării timpului permis al convorbirilor;

j) sistemul să nu permită efectuarea de convorbiri cu un număr de telefon neaprobat prin interzicerea redirecționării automate de la un număr de telefon aprobat;

k) identificarea persoanei care utilizează postul telefonic trebuie să se realizeze prin utilizarea unui card personal, cu cod de bare, utilizabil atât pentru telefonie, cât și pentru cumpărături, de la punctele de vânzare fixe și mobile și, respectiv, infochioșc;

l) pentru a avea o evidență exactă, în timp real, a sumelor de bani din contul deținutului plata convorbirilor se realizează automat, prin scădere imediată din disponibil;

m) restricționarea automată a convorbirilor telefonice în limita sumelor de bani disponibile în contul deținutului;

n) posibilitatea interogării sistemului de către deținut cu privire la soldul disponibil în cont;

o) tarifarea convorbirilor să înceapă în momentul stabilirii efective a conexiunii cu postul apelat și să se facă la secundă după primul minut de convorbire, cu perioade gratuite în cazul mesajelor vocale ale furnizorului de telefonie de la începutul convorbirilor și al interogării soldurilor;

p) se va considera efectuată și contorizată ca atare doar acea convorbire care are loc efectiv;

q) posibilitatea de transmitere către unitate, în mod electronic, a evidenței convorbirilor telefonice – număr de identificare a deținutului, număr apelat, data, ora și durata convorbirii -, precum și de emitere a unei situații detaliate care să justifice sumele retrase din contul deținuților;

r) furnizorul trebuie să asigure unității instrumentele informatice necesare pentru obținerea la cerere a situației convorbirilor și a costurilor aferente, separat pentru fiecare post telefonic în parte;

s) sistemul să permită comunicare bidirecțională, între locurile comune și birourile supraveghetorilor, cu funcție de caller ID numai pentru identificarea de către personal a apelantului deținut, nu și invers;

ș) sistemul să permită comunicare unidirecțională, între anumite birouri stabilite de directorul unității și locurile comune, fără funcție de caller ID;

t) sistemul să permită avertizarea unității în situația apelării de către mai mulți deținuți a aceluiași număr de telefon introdus în lista de numere telefonice permise;

ț) posibilitatea de a reloca sau instala un nou post telefonic la cererea conducerii penitenciarului, cu încadrarea în numărul maxim stabilit inițial;

u) softul serverului de telefonie să aibă opțiune de infochioșc și datele personale să poată fi consultate de către deținut după identificarea prealabilă cu cardul propriu, în totalitate sau secvențial pe fiecare tip de informație;

v) în vederea protejării datelor cu caracter personal legate de deținuți, sistemul de telefonie nu va accesa, memora sau manipula nicio informație legată de persoanele de mai sus, cu excepția unui cod care identifică în mod unic deținuții;

w) pentru a gestiona în timp real informația legată de soldul din contul deținuților, sistemul de telefonie va opera în baza de date a unității penitenciare prin apelarea unor funcții realizate și puse la dispoziție de către unitatea penitenciară;

x) interconectarea cu aplicația PMSWEB se face prin modulul specializat PMSTEL, pus la dispoziție de Administrația Națională a Penitenciarelor.

3. Implementarea sistemului de telefonie

Furnizorul va operaționaliza sistemul de telefonie în sensul posibilității exercitării dreptului la convorbiri într-un termen de maximum o lună de la semnarea contractului.

Nu se permite subcontractarea serviciilor efective de telefonie pentru deținuți, însă furnizorul va putea subcontracta lucrările de instalare și întreținere a echipamentelor sistemului, pe toata durata contractului.

Lângă fiecare aparat telefonic furnizorul afișează obligatoriu instrucțiunile de folosire și tarifele practicate.

Costul inițial de emitere a cardului, precum și cel aferent schimbărilor ulterioare pe fondul deteriorării sau pierderii sunt în sarcina furnizorului de servicii.

Plata convorbirilor telefonice este suportată de deținut.