Reguli pentru aplicarea prevederilor Legii nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri

Prezentele norme de aplicare stabilesc principiile, procedurile şi regulile de aplicare a prevederilor Legii nr. 102/2016, privind incubatoarele de afaceri.

Aplicarea Legii nr. 102/2016, privind incubatoarele de afaceri se face cu respectarea următoarelor principii de funcţionare:

1. selectivitatea – administratorul incubatorului selectează proiectele apte să contribuie la dezvoltarea locală sau regională, prin dezvoltarea de afaceri şi crearea de noi locuri de muncă;

2. monitorizarea – proiectele selectate sunt monitorizate în mod sistematic şi permanent, în scopul determinării modului adecvat de intervenţie a administratorului incubatorului;

3. sinergia – reflectată în planurile de afaceri ale întreprinderilor, prin reunirea unei largi palete de servicii necesare derulării afacerilor oferite rezidenţilor incubatorului de afaceri;

4. complementaritatea – incubatorul de afaceri oferă servicii specializate unei anumite categorii de întreprinzători, acţionând ca factor complementar faţă de organizaţiile existente de sprijinire a dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii.

(1) Criteriile specifice pentru incubatoarele de afaceri prevăzute la art. 6 alin. (1) lit. a)-e), respectiv la lit. g) şi h), din Legea nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri sunt:

a) crearea unui număr de minimum 32 de locuri de muncă;

b) incubarea unui număr minim de 16 societăţi.

(2) Criteriile pentru incubatorul specific unui sector, prevăzut la art. 6 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 102/2016, sunt:

a) crearea unui număr de minimum 20 de locuri de muncă;

b) incubarea unui număr minim de 16 societăţi, respectiv minimum 10 societăţi în cazul celor care activează în sectoarele de producţie.

Acordarea titlului de incubator de afaceri în condiţiile Legii nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri se realizează prin ordin al conducătorului autorităţii administraţiei publice centrale cu atribuţii în domeniul întreprinderilor mici şi mijlocii şi mediului de afaceri, emis în baza avizului favorabil al Comisiei pentru incubatoare de afaceri, înfiinţată conform anexei nr. 3 la ordin.

Titlul de incubator de afaceri conferă fondatorului dreptul de a beneficia de facilităţile prevăzute de Legea nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri.

(1) Titlul de incubator de afaceri se acordă în urma depunerii următoarelor documente:

a) cererea pentru acordarea titlului de incubator de afaceri;

b) studiul de fezabilitate;

c) planul de afaceri;

d) dovada existenţei infrastructurii incubatorului de afaceri;

e) contractele încheiate de către administratorii, fondatorii sau proprietarii infrastructurii incubatorului cu furnizorii de utilităţi de electricitate, apă-canal, internet sau cu intermediarii care deţin contracte cu aceşti furnizori, în condiţiile în care nu există litigii între aceştia.

(2) Cererea pentru acordarea titlului de incubator de afaceri se adresează autorităţii administraţiei publice centrale cu atribuţii în domeniul întreprinderilor mici şi mijlocii şi mediului de afaceri după cum urmează:

a) de către fondator, în cazul incubatoarelor de afaceri care se înfiinţează potrivit prevederilor Legii nr. 102/2016;

b) de către administratorul unui incubator care funcţionează şi care doreşte să obţină titlul de incubator, conform prezentei legi.

(3) Studiul de fezabilitate pentru incubatorul de afaceri este realizat înainte de punerea în funcţiune a acestuia, pentru a determina viabilitatea şi impactul acestuia, stabilirea infrastructurii incubatorului, tipul, mărimea, resursele disponibile, ofertele de servicii, potenţialii rezidenţi ai incubatorului de afaceri, sprijinul local şi regional, precum şi situaţia economică din regiune.

(4) Planul de afaceri va conţine cel puţin misiunea, tipul şi obiectivele incubatorului de afaceri şi modalităţile prin care se va asigura realizarea lor, descrierea infrastructurii incubatorului, a serviciilor şi gestionarea acestora, un rezumat al previziunilor financiare pentru asigurarea autofinanţării, numărul de rezidenţi incubaţi anual şi unicitatea, respectiv valoarea adăugată adusă de incubatorul de afaceri.

(5) Dovada existenţei în patrimoniul fondatorului a infrastructurii incubatorului de afaceri, definită potrivit art. 3 lit. (f) din Legea 102/2016, respectiv drept de proprietate, drept de administrare, drept de concesiune sau drept de superficie, sau a dreptului de folosinţă pe o perioadă de minimum 10 ani asupra acesteia, care nu face obiectul unor litigii şi este liberă de orice sarcini, cu excepţia infrastructurii asupra căreia sunt constituite ipoteci în favoarea instituţiilor de credit/instituţiilor financiare nebancare dintr-un stat membru al Uniunii Europene, în vederea garantării unor credite contractate de către fondatorii incubatorului de afaceri, proprietarul infrastructurii incubatorului sau administratorul incubatorului de afaceri, în vederea finanţării investiţiilor de întreţinere şi/sau dezvoltare a infrastructurii incubatorului de afaceri, pentru funcţionarea operatorilor economici şi pentru achiziţionarea de active, inclusiv imobile care fac parte din incubatorul de afaceri.

(1) Cererea solicitantului de primire a titlului de incubator de afaceri este analizată de către Comisia pentru incubatoare de afaceri, într-un termen ce nu va depăşi 15 zile calendaristice de la data depunerii acesteia, însoţită de documentaţia completă, prevăzută la art. 6 alin. (1).

(2) În cazul unei documentaţii incomplete, Comisia pentru incubatoare de afaceri informează solicitantul, în termen de 5 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii, printr-o notificare, cu privire la necesitatea transmiterii de documente suplimentare, precum şi cu privire la consecinţele asupra termenului de analizare a documentaţiei prevăzut la alin. (1).

(3) Dacă în termen de 6 luni de la data emiterii notificării prevăzute la alin. (2), documentaţia nu este completată, aceasta se clasează.

(4) Ca urmare a verificării documentelor prevăzute la alin. (1), în cazul în care dosarul este complet şi solicitantul este considerat eligibil pentru primirea titlului de incubator de afaceri, îndeplinind toate criteriile şi condiţiile prevăzute în prezentele norme, Comisia pentru incubatoare de afaceri întocmeşte o notă de eligibilitate care va conţine obligatoriu concluziile privind îndeplinirea sau neîndeplinirea criteriilor privind obţinerea titlului de incubator de afaceri. Dacă nu sunt îndeplinite toate condiţiile şi criteriile prevăzute, Comisia pentru incubatoare de afaceri clasează dosarul şi îl înştiinţează pe solicitant.

(5) În termen de cel mult 30 de zile calendaristice de la data emiterii notei de eligibilitate, în situaţia în care concluzia acesteia este că sunt îndeplinite criteriile privind obţinerea titlului de incubator de afaceri, reprezentanţii Comisiei pentru incubatoare de afaceri au obligaţia de a verifica la faţa locului structura supusă procedurii de acordare a titlului de incubator de afaceri.

(6) Reprezentanţii Comisiei pentru incubatoare de afaceri efectuează verificarea doar în prezenţa fondatorului incubatorului de afaceri sau în prezenţa administratorului acestuia, în cazul incubatoarelor deja existente. Ca urmare a verificării se întocmeşte un raport de monitorizare, care va cuprinde obligatoriu şi tipul incubatorului de afaceri la care se încadrează conform condiţiilor şi criteriilor prevăzute de prezentele norme, precum şi concluzia potrivit căreia este eligibil sau nu este eligibil pentru obţinerea titlului.

(7) În situaţia în care la data verificării la faţa locului se constată deficienţe minore care pot fi remediate în regim de urgenţă, reprezentanţii Comisiei pentru incubatoare de afaceri pot acorda un termen de remediere, dar făcând menţiune în raportul de monitorizare cu privire la aceste aspecte. Termenul de remediere nu va putea fi mai mare de 30 de zile calendaristice. Solicitantul titlului de incubator de afaceri are obligaţia ca după remedierea deficienţelor, fără să depăşească termenul acordat, să facă dovada remedierii deficienţelor prin transmiterea de documente justificative, cum ar fi: facturi fiscale, fişe de inventar, note de intrare-recepţie, proces-verbal de recepţie, contracte de prestări servicii, fotografii. Acestea vor fi transmise la sediul instituţiei publice centrale cu responsabilităţi în domeniul întreprinderilor mici şi mijlocii şi mediului de afaceri, în atenţia Comisiei pentru incubatoare de afaceri. În cazul netransmiterii documentelor justificative în termenul precizat, în raportul de monitorizare se va preciza la concluzii faptul că nu este eligibil şi solicitantul nu primeşte titlul de incubator de afaceri, dosarul fiind clasat.

(8) În condiţiile în care solicitantul întruneşte toate condiţiile prevăzute de lege şi de prezentele norme, Comisia pentru incubatoare de afaceri propune conducătorului autorităţii administraţiei publice centrale cu atribuţii în domeniul întreprinderilor mici şi mijlocii şi mediului de afaceri emiterea ordinului pentru acordarea titlului de incubator de afaceri pentru cererea solicitantului, ataşând nota de eligibilitate cu concluziile potrivit cărora îndeplineşte toate criteriile, precum şi raportul de monitorizare cu concluzia privind eligibilitatea, într-un termen de 5 zile lucrătoare de la data finalizării raportului de monitorizare. Ordinul este însoţit de titlul prevăzut în anexa nr. 1a, la prezentele norme.

(9) Ordinul conducătorului autorităţii administraţiei publice centrale cu atribuţii în domeniul întreprinderilor mici şi mijlocii şi mediului de afaceri pentru obţinerea titlului de incubator de afaceri se emite în două exemplare. Un exemplar original se transmite solicitantului de către Comisia pentru incubatoare de afaceri.

(10) Incubatoarele care au primit titlul de incubator de afaceri au obligativitatea de a afişa titlul obţinut în interiorul incubatorului, într-un loc uşor vizibil de către rezidenţii incubatorului, precum şi de către vizitatorii acestuia.

Titlul de incubator de afaceri nu se acordă în următoarele condiţii:

a) ca urmare a concluziilor potrivit cărora nu îndeplineşte toate condiţiile din nota de eligibilitate întocmită de către Comisia pentru incubatoare de afaceri înfiinţată conform anexei nr. 3 la ordin, în următoarele cazuri:

– nedepunerea unuia sau mai multor documente prevăzute la art. 6 alin. (1) din prezentele norme;

– constatarea neîndeplinirii unuia sau mai multor criterii de evaluare şi performanţă a studiului de fezabilitate, conform art. 9 din prezentele norme;

– constatarea faptului că studiul de fezabilitate este neconcludent sau a fost întocmit cu mai mult de 2 ani înainte de data depunerii documentaţiei în vederea obţinerii titlului de incubator de afaceri;

– constatarea neîndeplinirii unuia sau mai multor criterii de evaluare şi performanţă a planului de afaceri, conform art. 10 din prezentele norme;

– constatarea nefezabilităţii planului de afaceri;

– constatarea nerespectării criteriilor specifice fiecărui incubator de afaceri, conform cap. II din prezentele norme, în cadrul planului de afaceri;

(b) dacă în termen de 6 luni de la data emiterii notificării documentaţia prevăzută la art. 7 alin. (2) nu este completată;

(c) ca urmare a concluziilor de neeligibilitate din raportul de monitorizare prevăzut la art. 7 alin. (6).

(1) Faza iniţială de planificare a incubatorului de afaceri constă în strângerea de informaţii şi efectuarea unui studiu preliminar al condiţiilor sociale, economice, politice, culturale şi de afaceri din regiunea în care se doreşte înfiinţarea incubatorului de afaceri, precum şi analiza posibilelor influenţe pe care acestea le pot avea asupra evoluţiei incubatorului.

(2) Studiul de fezabilitate va conţine analiza condiţiilor locale şi a pieţei incubatorului, realizată cu cel mult 2 ani înainte de data depunerii documentaţiei în vederea obţinerii titlului de incubator de afaceri.

(3) Studiul de fezabilitate trebuie să conţină: analiza potenţialilor rezidenţi, existenţa unui spaţiu adecvat, estimările fluxului de lichidităţi, posibilul sprijin al autorităţilor locale şi centrale, legături cu şcoli/universităţi etc.

(4) Studiul de fezabilitate trebuie să aibă în vedere următoarele probleme esenţiale:

– piaţa: structura antreprenorială, nevoile actuale şi viitoare ale potenţialilor clienţi;

– susţinerea de către părţile implicate: sprijin din partea comunităţii şi a stakeholderilor;

– utilităţi şi servicii;

– infrastructura (inclusiv IT) disponibilă;

– fezabilitate financiară: pe termen scurt şi lung, inclusiv costurile de înfiinţare.

(5) În momentul realizării studiului de fezabilitate se va avea în vedere:

a) evaluarea pieţei necesită date obţinute din diverse surse prin intermediul unor tehnici variate;

b) analizarea datelor statistice (număr de firme nou-create, identificare de trenduri, strategii economice şi industriale, număr de femei antreprenor, absolvenţi, şomeri);

c) efectuarea unor studii de piaţă (identificarea mărimii potenţialei pieţe, caracteristicile şi nevoile existente şi viitoare);

d) realizarea unor consultări zonale şi regionale (discuţii cu lideri din domeniul afacerilor, cu reprezentanţi ai autorităţilor publice locale, cu diferite organizaţii);

e) focus grupuri cu potenţialii beneficiari ai incubatorului de afaceri (colectare de date calitative);

f) crearea planului iniţial al serviciilor ce vor putea fi oferite, în funcţie de nevoile potenţialilor rezidenţi;

g) prezentarea infrastructurii fizice şi IT, în conformitate cu tipul de incubator şi cu nevoile viitorilor beneficiari (clădirile trebuie să fie potrivite pentru o compartimentare flexibilă, să se afle într-o locaţie favorabilă dezvoltării afacerilor, să atragă costuri mici);

h) prezentarea fezabilităţii financiare (atât pe termen lung, cât şi pe termen scurt);

i) identificarea simplă a datelor solicitate;

j) alcătuirea unei liste de scenarii alternative care asigură îndeplinirea obiectivelor propuse;

k) exprimarea obiectivelor în variabile măsurabile;

l) exprimarea viabilităţii şi fezabilităţii proiectului;

m) verificarea corelării temporale cu alte proiecte (suprapunere, interdependenţă, concurenţă);

n) ancorarea necesităţii proiectului de obiective concrete ale diverselor programe, strategii, acorduri guvernamentale.

Criteriile de evaluare şi de performanţă ale planului de afaceri sunt:

a) planul de afaceri trebuie să fie foarte bine corelat cu studiul de fezabilitate;

b) obiectivele stabilite sunt clare, consistente şi uşor de urmărit;

c) menţiunea dacă există deja spaţii/locaţii care ar putea avea destinaţia de incubator de afaceri, respectiv spaţii pentru birouri, sală de conferinţe, de instruire, de producţie;

d) prezentarea infrastructurii fizice şi IT, în conformitate cu tipul de incubator şi cu nevoile viitorilor beneficiari (clădirile trebuie să fie potrivite pentru o compartimentare flexibilă, să se afle într-o locaţie favorabilă dezvoltării afacerilor, să atragă costuri mici);

e) existenţa unei cercetări de piaţă;

f) existenţa unor estimări realiste privind numărul clienţilor potenţiali pentru firmele ce urmează a fi incubate, costurile acestora, nivelul vânzărilor sau preţul la care se pot vinde produsele şi serviciile;

g) prezentarea unui plan de management al riscurilor;

h) existenţa criteriilor specifice incubatorului pentru care se doreşte obţinerea titlului de incubator, conform cap. II din prezentele norme.