Raportarea de către beneficiari a stadiului de execuție a lucrărilor pentru lucrările de înregistrare sistematică inițiate de UAT

Prezenta procedură stabilește modalitatea de alocare a sumelor, responsabilitățile privind analiza, sinteza, decizia, coordonarea și monitorizarea finanțării lucrărilor de înregistrare sistematică demarate de către unitățile administrativ-teritoriale în aplicarea prevederilor art. 9 alin. (34¹)-(34¹²) din Legea cadastrului și a publicității imobiliare nr. 7/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Prezenta procedură se aplică lucrărilor de înregistrare sistematică din cadrul Programului național de cadastru și carte funciară (program) inițiate de unitățile administrativ-teritoriale pentru sectoarele cadastrale din cadrul acestora, astfel cum sunt prevăzute la art. 9 alin. (34¹) și (34²) din Legea cadastrului și a publicității imobiliare nr. 7/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Beneficiarii sunt unitățile administrativ-teritoriale reprezentate de autoritățile administrației publice locale, respectiv comunele, orașele și municipiile, inclusiv subdiviziunile administrativ- teritoriale ale acestora.

UAT – unitatea administrativ-teritorială;

ANCPI – Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară;

OCPI – Oficiul de Cadastru și Publicitate Imobiliară;

Finanțare complementară – surse complementare de finanțare pentru bugetele UAT-urilor beneficiare;

PVR tehnic – Procesul-verbal de recepție a documentelor tehnice ale cadastrului, astfel cum este prevăzut în specificațiile tehnice aprobate prin ordinul directorului general al ANCPI;

PVR servicii – Procesul-verbal de recepție a serviciilor de realizare a lucrărilor de înregistrare sistematică, ce fac obiectul contractelor de achiziție publică încheiate de unitățile administrativ-teritoriale.

Modalitatea de alocare a sumelor, precum și raportarea de către beneficiari a stadiului de execuție a derulării contractelor având ca obiect lucrările de înregistrare sistematică inițiate de unitățile administrativ-teritoriale se desfășoară după cum urmează:

1. Analiza bugetului de venituri proprii și realizarea proiectului de buget pe venituri proprii

În vederea alocării sumelor pentru finanțarea lucrărilor de înregistrare sistematică ce au ca obiect sectoarele cadastrale din cadrul unităților administrativ-teritoriale, ANCPI efectuează o analiză bugetară asupra realizării veniturilor proprii, comparativ cu celelalte cheltuieli care se finanțează din această sursă de finanțare, și transmite Consiliului de administrație suma disponibilă pentru finanțarea acestor categorii de lucrări pentru anul corespunzător.

2. Aprobarea bugetului pe venituri proprii

Consiliul de administrație va aproba și va dispune alocarea în mod egal a sumelor necesare finanțării lucrărilor de înregistrare sistematică pentru fiecare UAT, în limita fondurilor disponibile. Aceste sume vor fi prevăzute la o poziție distinctă de transferuri în bugetul ANCPI și, ulterior aprobării bugetului conform prevederilor legale în vigoare, vor fi repartizate în bugetele OCPI-urilor și vor constitui surse de finanțare complementare pentru bugetele UAT-urilor beneficiare.

3. Aprobare buget/Solicitare de rectificare bugetară

După aprobarea bugetului, ANCPI va repartiza în bugetul fiecărui OCPI, la o poziție distinctă de transferuri, sumele corespunzătoare finanțării lucrărilor de înregistrare sistematică, astfel cum au fost aprobate de consiliul de administrație.

4. Comunicarea documentelor către OCPI

După aprobarea bugetului, ANCPI va transmite fiecărui OCPI: fila de buget cu suma aprobată și alocată pentru finanțarea lucrărilor de înregistrare sistematică corespunzătoare UAT-urilor din aria de competență a fiecărui OCPI, modelul contractului de finanțare, specificațiile tehnice pentru realizarea lucrărilor sistematice de cadastru, aprobate prin ordin al directorului general al ANCPI, precum și extrasul din anexa la hotărârea consiliului de administrație prin care s-au repartizat sumele pe fiecare UAT din fiecare județ.

5. Comunicarea documentelor către UAT-uri

OCPI va comunica fiecărei UAT din aria de competență teritorială suma alocată pentru finanțarea lucrărilor de înregistrare sistematică, conform formularului prevăzut în anexa nr. 1. De asemenea va transmite modelul contractului de finanțare prevăzut în anexa nr. 2, precum și specificațiile tehnice aprobate prin ordin al directorului general al ANCPI.

6. Transmiterea solicitărilor de finanțare de către UAT-uri către OCPI

(1) În situația în care UAT dorește finanțarea lucrărilor de înregistrare sistematică, transmite către OCPI solicitarea de finanțare, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 3, și contractul de finanțare semnat, întocmit în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte. Termenul până la care UAT-urile pot solicita încheierea contractului de finanțare este de maximum 45 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei proceduri, pentru anul 2016. Pentru anii următori, termenul de 45 de zile se va calcula de la primirea înștiințării transmise de către OCPI fiecărei UAT din aria de competență teritorială.

(2) La împlinirea a 5 zile de la expirarea termenului de 45 de zile, OCPI va notifica UAT-urile din aria de competență care nu au solicitat încheierea contractului de finanțare, pentru încheierea contractului de finanțare într-un termen de 15 zile de la primirea notificării, sub sancțiunea pierderii finanțării. Notificarea va fi întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 4.

7. Încheierea contractului de finanțare

(1) OCPI va semna contractul de finanțare în limita sumelor aprobate și comunicate de către ANCPI prin extrasul din anexa la hotărârea consiliului de administrație, un exemplar al acestuia urmând a fi transmis UAT-ului.

(2) UAT-urile vor include sumele prevăzute în contractul de finanțare în bugetul de venituri și cheltuieli, la o poziție distinctă, ca sursă de finanțare complementară.

8. Atribuții și responsabilități

(1) După semnarea contractului de finanțare, atât OCPI, cât și UAT vor desemna prin act administrativ o persoană responsabilă cu urmărirea derulării contractului de finanțare. Persoana responsabilă din cadrul UAT va răspunde și de urmărirea derulării contractului de achiziție publică.

(2) Principalele atribuții ale responsabililor de contract, ce vor fi stabilite prin fișa postului, sunt:

a) asigurarea derulării contractului de finanțare în conformitate cu prevederile și termenele contractuale;

b) îndeplinirea tuturor demersurilor în vederea efectuării recepțiilor, comunicării documentelor în forma, condițiile și termenele stabilite de prezenta procedură și de prevederile legale în vigoare, referitoare la avizarea acestor documente;

c) comunicarea, în termenele și în forma prevăzute de contractele de finanțare, contractele de achiziție încheiate cu prestatorii de servicii și prevederile legale în vigoare, a tuturor documentelor necesare solicitărilor de transfer de sume pentru asigurarea finanțării, efectuării recepțiilor serviciilor și a efectuării plăților, astfel încât să nu se pericliteze buna desfășurare a contractelor;

d) informarea de îndată a șefilor ierarhic superiori asupra oricărei probleme apărute în derularea contractelor și asigurarea comunicării acesteia către instituțiile implicate;

e) efectuarea tuturor raportărilor solicitate de ANCPI în vederea monitorizării contractelor în termenele și condițiile stabilite;

f) verificarea corespondenței dintre numărul imobilelor recepționate în PVR tehnic și imobilele menționate în PVR servicii și în factură, transmise de către UAT în vederea transferului sumelor necesare efectuării plății.

(3) La nivelul UAT, responsabilul de contract mai îndeplinește și următoarele atribuții:

a) asigură corelarea prevederilor și termenelor din contractele de finanțare cu cele din contractele de achiziție publică încheiate cu prestatorii de servicii;

b) transmite către OCPI toate documentele necesare finanțării și monitorizării, fiind responsabil pentru realitatea și exactitatea tuturor datelor și documentelor comunicate.

9. Derularea procedurii de achiziție și semnarea contractului de achiziție publică cu persoanele autorizate de ANCPI

(1) UAT este responsabilă de demararea procedurilor de achiziție în conformitate cu legislația în vigoare în materia achizițiilor publice și de încheierea contractelor de achiziție publică cu prestatorii de servicii, care pot fi persoane fizice autorizate în categoriile A, B sau D ori persoane juridice autorizate în clasele I, II sau III.

(2) Contractul de achiziție publică va fi încheiat în baza specificațiilor tehnice aprobate prin ordin al directorului general al ANCPI și cu respectarea clauzelor din contractul de finanțare.

(3) UAT beneficiară a finanțării complementare răspunde de respectarea legislației în materia achizițiilor publice în ceea privește organizarea și derularea procedurilor de atribuire a contractelor de servicii, precum și de modul de utilizare a sumelor alocate din bugetul ANCPI prin program, potrivit destinației pentru care au fost alocate.

10. Ajustarea sumelor alocate prin contractul de finanțare

(1) În termen de 3 zile lucrătoare de la încheierea contractului de achiziție publică, UAT are obligația de a transmite către OCPI o copie conformă cu originalul a acestuia.

(2) În cazul în care valoarea serviciilor contractate de UAT este mai mică decât valoarea sumei prevăzute în contractul de finanțare, valoarea acestuia din urmă va fi modificată în mod corespunzător prin act adițional, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 5, și, totodată, se va diminua și bugetul la poziția bugetară de transferuri. OCPI va disponibiliza sumele rămase neutilizate în urma rectificării bugetului către ANCPI.

11. Derularea și recepția lucrărilor de înregistrare sistematică

(1) Lucrările de înregistrare sistematică se realizează cu respectarea specificațiilor tehnice pentru realizarea lucrărilor sistematice de cadastru, aprobate prin ordin al directorului general al ANCPI, și a celorlalte prevederi legale în domeniul cadastrului și publicității imobiliare.

(2) UAT va comunica către OCPI lunar, până la data de 5 a lunii curente, pentru luna anterioară, stadiul privind derularea contractului, prin întocmirea unui raport, conform anexei nr. 6.

(3) OCPI va comunica către ANCPI lunar, până la data de 10 a lunii curente, pentru luna anterioară, stadiul privind derularea contractului, prin întocmirea unui raport, conform anexei nr. 7.

(4) La finalizarea lucrărilor de cadastru sistematic OCPI întocmește PVR tehnic, în care se vor menționa numărul de imobile recepționate în vederea deschiderii cărților funciare și numărul de imobile pentru care au existat cărți funciare care au geometrie asociată, înregistrate în sistemul integrat de cadastru și carte funciară până la data la care executantul primește dreptul de acces la baza de date e-Terra și solicită ANCPI verificarea numărului de imobile recepționate în vederea deschiderii cărților funciare.

(5) După confirmarea scrisă de către ANCPI a numărului de imobile recepționate, OCPI va transmite un exemplar original al PVR tehnic către UAT, în vederea emiterii PVR servicii.

(6) UAT va emite PVR servicii pentru serviciile prestate pe baza PVR tehnic emis de OCPI. PVR servicii va fi semnat de către UAT și prestator în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la comunicarea PVR tehnic.

(7) Nu vor face obiectul decontării potrivit prezentei proceduri:

a) cărțile funciare care au geometrie asociată, înregistrate în Sistemul integrat de cadastru și carte funciară, până la data la care executantul primește dreptul de acces la baza de date e-Terra;

b) imobilele care sunt cuprinse în planurile parcelare realizate în baza unor contracte de finanțare din fonduri publice.

(8) În cazul imobilelor prevăzute la art. 11 alin. (22¹)-(22¹¹) din Legea cadastrului și a publicității imobiliare nr. 7/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se vor deconta maximum 60 lei pentru cartea funciară a titlurilor de proprietate din sectorul cadastral și 50% din prețul ofertat pentru un imobil.

(9) UAT-urile care au inițiat lucrări de înregistrare sistematică prin protocoale de colaborare încheiate cu ANCPI vor beneficia de cofinanțarea prevăzută la art. 9 alin. (32) din Legea cadastrului și a publicității imobiliare nr. 7/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

12. Emiterea facturii de către prestator

Prestatorul va emite factura corespunzătoare serviciilor prestate în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data încheierii PVR servicii, care va fi înregistrată la sediul primăriei UAT.

13. Solicitarea de către UAT a transferului sumelor necesare efectuării plăților către OCPI

UAT va transmite solicitarea privind transferul sumelor necesare efectuării plăților, întocmită conform anexei nr. 8, care va fi însoțită de PVR tehnic, de PVR servicii și de factură, în copie conform cu originalul.

14. Verificarea documentelor de plată și solicitarea transferului de fonduri către ANCPI de către OCPI

OCPI va verifica documentele prevăzute la pct. 13, respectiv va stabili corespondența dintre numărul imobilelor recepționate în PVR tehnic și imobilele menționate în PVR servicii și în factură și va transmite către ANCPI solicitarea transferului de fonduri.

15. Verificarea documentelor și deschiderea de fonduri către OCPI

(1) ANCPI va transfera fondurile către OCPI în urma verificării documentației transmise de către acesta în copie conformă cu originalul, respectiv: PVR tehnic, PVR servicii și factură, transmise de către UAT, precum și în baza adresei Direcției informatice prin care se confirmă numărul de cărți funciare înființate din oficiu în Sistemul integrat de cadastru și carte funciară.

(2) ANCPI va efectua virarea sumelor în ordinea înregistrării solicitărilor și în limita fondurilor disponibile.

16. Transferul fondurilor către UAT

(1) OCPI va efectua transferul fondurilor corespunzătoare în contul UAT menționat în contractul de finanțare, în termen de două zile lucrătoare de la primirea acestora în contul de Trezorerie.

(2) Pentru transferul fondurilor corespunzătoare, UAT va deschide la Trezorerie cont cu simbol distinct pentru finanțarea contractelor de înregistrare sistematică.

17. Efectuarea plății de către UAT

(1) UAT va efectua plata către prestatorul de servicii conform contractului de achiziție publică și va transmite către OCPI o copie conformă cu originalul a ordinului de plată, în termen de o zi lucrătoare de la data efectuării plății.

(2) Plata facturilor se face cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale.

(3) În cazul în care UAT nu va efectua plata, fondurile neutilizate vor fi restituite în contul OCPI, până cel târziu la data de 24 decembrie a anului în curs.

(4) OCPI va transfera aceste sume în contul ANCPI, conform normelor privind încheierea exercițiului bugetar emise anual de către Ministerul Finanțelor Publice.