Ordinul Nr. 1.918/2011 pentru aprobarea procedurii si actelor pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic a fost publicat in M.Of. nr. 587 din 19.8.2011. Ordinul 1.918/2011 abroga Ordinul 20/2007 privind aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic.

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI ŞI PROTECŢIEI SOCIALE

ORDIN Nr. 1.918/2011

pentru aprobarea procedurii şi actelor pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic

M.Of. nr. 587 din 19.8.2011

Având în vedere prevederile art. 2 alin. (11) şi art. 5 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor,

în baza art. 12 din Hotărârea Guvernului nr. 11/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, cu modificările şi completările ulterioare,

ministrul muncii, familiei şi protecţiei sociale emite următorul ordin:

Art. 1
Se aprobă procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi procedura privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2
Inspecţia Muncii şi inspectoratele teritoriale de muncă vor duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin.

Art. 3
(1) Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

(2) La data intrării în vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului muncii, solidarităţii sociale şi familiei nr. 20/2007 privind aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 59 din 25 ianuarie 2007, se abrogă.

Ministrul muncii, familiei şi protecţiei sociale,

Laurenţiu Sebastian Lăzăroiu

ANEXĂ
Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi procedura privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic

CAPITOLUL I
Dispoziţii generale

1. Au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic angajatorii, persoane fizice sau juridice, astfel cum sunt definiţi la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, precum şi misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau reşedinţa permanentă în România, potrivit art. 2 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, denumită în continuare hotărâre.

CAPITOLUL II
Menţiuni cu privire la înfiinţarea registrului general de evidenţă a salariaţilor

2. Unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor – sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, precum şi misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România – au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:

a) au primit delegare de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;

b) au primit delegare de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor.

3. Unităţile fără personalitate juridică care îndeplinesc condiţiile menţionate la pct. 2 pot încheia contracte de prestări de servicii în vederea completării şi transmiterii registrului, dacă au primit delegare în acest sens.

CAPITOLUL III
Menţiuni cu privire la completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor

4. Registrul general de evidenţă a salariaţilor cuprinde contractele individuale de muncă în desfăşurare la data intrării în vigoare a prevederilor hotărârii, indiferent dacă acestea sunt suspendate la data de 1 august 2011.

5. Registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează în ordinea încheierii, modificării, suspendării sau încetării contractelor individuale de muncă.

6. Completarea elementului referitor la salariu se realizează şi pentru contractele deja înregistrate, în termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a hotărârii.

7. Registrul general de evidenţă a salariaţilor se completează de către angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuite gratuit de Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale angajatorilor.

8. Completarea registrului se face de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator.

9. Angajatorii pot contracta serviciul de completare şi transmitere a registrului prin încheierea, cu respectarea dispoziţiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare, de contracte de prestări de servicii cu prestatori înregistraţi la inspectoratele teritoriale de muncă, care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare.

10. În vederea înregistrării prestatorilor de servicii la inspectoratele teritoriale de muncă, angajatorii au obligaţia de a informa în scris inspectoratele teritoriale de muncă despre încheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare şi transmitere a registrului. Informarea inspectoratului teritorial de muncă se va efectua în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii.

11. Informarea la care s-a făcut referire la pct. 10 va consta într-o adresă întocmită de angajator, care va cuprinde: denumirea prestatorului de servicii; certificatul de înregistrare al prestatorului, eliberat de registrul comerţului; dovada înregistrării prestatorului ca operator de date cu caracter personal, conform prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi data de la care s-a contractat serviciul de completare şi transmitere a registrului.

12. În cazul încetării sau rezilierii contractului de prestări de servicii, angajatorul va comunica inspectoratului teritorial de muncă acest fapt cel mai târziu la data încetării sau rezilierii, în vederea eliberării unei noi parole angajatorului.

13. Completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor prin utilizarea aplicaţiei puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

14. În cazul în care, pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaţiei informatice puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii.

15. Structura şi formatul de fişier aferente registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de muncă, în cazul angajatorilor care utilizează aplicaţii informatice proprii, se pun la dispoziţie de Inspecţia Muncii. Specificaţiile tehnice ale fişierului pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

CAPITOLUL IV
Menţiuni cu privire la transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor

16. Transmiterea registrului se face de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator.

17. Registrul general de evidenţă a salariaţilor se transmite la inspectoratul teritorial de muncă prin una dintre modalităţile prevăzute la art. 5 alin. (1) din hotărâre, în conformitate cu procedura stabilită în prezenta anexă şi cu instrucţiunile de utilizare a aplicaţiilor.

18. Termenele de completare, respectiv înregistrare în registru a elementelor prevăzute în hotărâre sunt stabilite după cum urmează:

a) cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză pentru elementele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a)–g) din hotărâre;

b) în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a hotărârii, pentru elementul referitor la salariu, sporuri şi cuantumul acestora, în cazul contractelor individuale de muncă deja înregistrate. Prin salariu se înţelege salariul de bază lunar brut stipulat în contractul individual de muncă;

c) cel târziu în ziua lucrătoare anterioară împlinirii termenului de 20 de zile lucrătoare prevăzut de lege, de la data apariţiei modificării elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)–g) din hotărâre, cu excepţia situaţiilor în care modificările se produc ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti sau ca efect al unui act normativ când înregistrarea în registru se face în ziua în care angajatorul se prezumă, potrivit legii, că a luat cunoştinţă de conţinutul acestora.

19. Registrul completat pe baza aplicaţiei informatice proprii sau distribuite de Inspecţia Muncii se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul ori domiciliul, după caz, cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către primul salariat.

20. Unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor, care au competenţa înfiinţării, completării şi transmiterii registrului, au obligaţia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială acestea îşi desfăşoară activitatea, cu îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de hotărâre.

A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspecţiei Muncii

21. Transmiterea on-line se face după solicitarea şi obţinerea de către angajator a numelui de utilizator şi a parolei, indiferent dacă angajatorul prestează serviciul de completare şi transmitere a registrului sau are încheiat un contract de prestări de servicii, şi activarea accesului la portalul Inspecţiei Muncii http://itmonline.inspectiamuncii.ro

22. Obţinerea numelui de utilizator şi a parolei se face la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, în baza prezentării următoarelor documente:

a) solicitare scrisă pentru eliberarea numelui de utilizator şi a parolei;

b) împuternicire semnată şi ştampilată de angajator, în cazul în care persoana care solicită obţinerea numelui de utilizator şi a parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;

c) copie de pe certificatul de înmatriculare;

d) copie a actului de identitate al persoanei împuternicite.

23. Începând cu data intrării în vigoare a prezentei proceduri, obţinerea numelui de utilizator şi a parolei este condiţionată de transmiterea la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului general de evidenţă a salariaţilor, conform noului sistem informatic aferent hotărârii.

24. Modelul de împuternicire poate fi obţinut de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

25. Obţinerea numelui de utilizator şi a parolei pentru unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor se face la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială acestea îşi desfăşoară activitatea, în baza unei împuterniciri semnate şi ştampilate de reprezentantul legal al unităţii fără personalitate juridică, însoţită de o copie a următoarelor documente:

a) delegarea de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;

b) delegarea de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic;

c) certificatul de înmatriculare al angajatorului;

d) certificatul fiscal al unităţii fără personalitate juridică.

B. Transmiterea prin e-mail pe bază de semnătură electronică

26. Angajatorii care deţin semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, obţinut de la un furnizor de servicii de certificare în condiţiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, pot depune registrul general de evidenţă a salariaţilor la adresa de e-mail pusă la dispoziţie de Inspecţia Muncii.

27. Modalitatea de transmitere prin e-mail şi adresa de e-mail pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii.

C. Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă

28. Transmiterea registrului prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă se face pe suport CD, dischetă 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fişiere FAT/FAT32.

29. Registrul general de evidenţă a salariaţilor, însoţit de o adresă de înaintare semnată şi ştampilată de către reprezentantul legal, se depune după cum urmează:

a) la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială persoanele fizice sau juridice îşi au domiciliul, respectiv sediul;

b) la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi desfăşoară activitatea unităţile fără personalitate juridică.

30. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului adresa de înaintare este însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare la registrul comerţului, a certificatului de înregistrare fiscală, respectiv o copie a actului de identitate – în cazul angajatorului persoană fizică.

31. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului de către unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor, adresa de înaintare este însoţită de o copie a următoarelor documente:

a) delegarea de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;

b) delegarea de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic;

c) certificatul de înmatriculare al angajatorului;

d) certificatul fiscal al unităţii fără personalitate juridică.

32. În cazul modificării elementelor de identificare a angajatorului sau a unităţilor fără personalitate juridică ale acestuia, depunerea ulterioară a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic trebuie însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare la registrul comerţului şi a certificatului de înregistrare fiscală, care să ateste aceste modificări.

33. Completarea eronată a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic sau a datelor de identificare a angajatorului dă dreptul inspectoratului teritorial de muncă de a refuza înregistrarea acestuia.