Instrucţiuni în aplicarea prevederilor art. 179 lit. g) și art. 187 alin. (8) lit. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

Dispoziții generale

Art. 1.

Prezenta instrucțiune are ca scop stabilirea modului de formulare, în cadrul unei documentații de atribuire, a criteriilor de calificare și selecție legate de personalul de conducere al ofertantului/candidatului și/sau a cerințelor referitoare la personalul propus în cadrul ofertei pentru realizarea obiectului contractului.

Art. 2.

(1) Sintagma „personal permanent, în special de conducere, al operatorului economic” ofertant/candidat se referă la personalul acestuia cu rol de coordonare a activității economice specifice aflate în relație directă cu obiectul contractului ce urmează a fi atribuit, persoanele în cauză ocupând posturi/poziții în structura organizatorică a acestuia ce îi conferă responsabilitatea asupra procesului de implementare a respectivului contract și, implicit, rolul de interfață între contractor (organizația ce prestează/execută serviciile/lucrările ce fac obiectul viitorului contract) și beneficiar (autoritatea/entitatea contractantă), astfel:

a) personal de conducere, ce este asimilat posturilor/pozițiilor din cadrul structurii organizatorice a unui operator economic prin care se asigură funcția de conducere/management a respectivei entități și care, în funcție de forma de organizare a acesteia, poate lua una sau ambele forme de mai jos:

• personalul de administrare și de conducere stabilit potrivit actelor constitutive, în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare (sau orice alt act normativ similar din țara de origine a operatorului economic), care este împuternicit să stabilească strategia, obiectivele și orientarea generală a operatorului economic în cauză, precum și care supraveghează și monitorizează procesul decizional la nivel de conducere. Această categorie include persoanele care conduc, în mod efectiv, activitatea unității economice în cauză;

• persoanele fizice care exercită funcții de conducere în cadrul operatorului economic în cauză și care sunt împuternicite și răspund de îndeplinirea activității de conducere curentă a acesteia, potrivit actelor constitutive, în această categorie fiind incluși directorii, în cadrul sistemului unitar de administrare, respectiv directoratul, în cadrul sistemului dualist de administrare.

Exemplu personal de această natură:

– director tehnic/de producție – responsabil de elaborarea și implementarea fluxurilor operaționale de la nivelul organizației ce are calitatea de candidat/ofertant, funcție ce asigură desfășurarea în condiții de eficiență și performanță a activității curente, corespunzător domeniului de activitate (construcții; consultanță în management; proiectare urbanistică și peisagistică; tehnologia informațiilor și comunicațiilor etc.). Exercitarea acestei funcții presupune coordonarea implementării contractelor semnate de organizație și menținerea relației cu clienții (beneficiarii), urmărind asigurarea permanentă a corelației între resursele financiare, materiale, umane, necesare pentru implementarea respectivelor contracte, și calitatea rezultatelor obținute, în condițiile respectării termenelor asumate;

b) personalul numit în posturile/pozițiile din cadrul unei structuri organizatorice a operatorului economic în cauză, altele decât funcții de conducere/management, necesare pentru a putea fi realizate de respectiva entitate activități economice și/sau de producție, corespunzător obligațiilor asumate în fața clienților și cu respectarea cadrului normativ ce guvernează domeniul de activitate în care activează^*).

Exemplu personal de această natură:

– manager de contract (în situația în care acesta are, în raport cu procesul de implementare a unui contract, atribuții similare directorului tehnic/de producție menționat mai sus); coordonatorul șefilor de șantier (în situația în care complexitatea lucrărilor și a obiectului contractului impune prezența mai multor șefi de șantier ce răspund de fronturi de lucru ce avansează în același timp); responsabil managementul calității (RMQ), responsabil în domeniul securității și sănătății în muncă etc.

(2) Studiile, calificarea și/sau experiența profesională a personalului prevăzut la alin. (1) reprezintă caracteristici ale operatorului economic având calitatea de ofertant/candidat, acestea putând fi utilizate drept criterii de calificare/selecție în sensul art. 179 lit. g) din Legea nr. 98/2016, cu completările ulterioare.

(3) În cazul contractelor de servicii ce presupun prestații intelectuale, personalul unei operator economic va fi asimilat celui precizat la alin. (1)-(2) atunci când se referă la acele persoane ce ocupă poziții/posturi în structura organizatorică a acestuia ce le conferă o influență importantă asupra orientării operaționale de zi cu zi a activității desfășurate de entitatea în cauză. Nu este obligatoriu ca aceste persoane să fie și membri ai conducerii acelui operator economic. În această categorie pot fi incluse persoanele ce conduc/administrează activități importante în cadrul unui operator economic ce activează în acest sector, respectiv care:

• țin direct de funcția de producție a entității respective (de exemplu, activitatea de inginerie și/sau consultanță tehnică pentru operatorii economici ce realizează documentații tehnico-economice aferente obiectivelor de investiții publice);

• sunt relevante în raport cu obiectul contractului ce urmează a fi atribuit (de exemplu: activitatea economică de inginerie și/sau consultanță tehnică pentru un contract având ca obiect servicii de proiectare a lucrărilor aferente obiectivelor de investiții; activitatea de realizare a serviciilor educaționale pentru un contract având ca obiect instruire/formare profesională; activitatea de consultanță pentru un contract de management al schimbării intrainstituționale etc.);

• oferă, ca date de ieșire, un rezultat ce este expresia progresului înregistrat în implementarea contractului în discuție.

Exemple în acest sens includ, fără a se limita la:

a) directorul și personalul cu rol de coordonare din cadrul diviziei/departamentului/compartimentului/serviciului/biroului de proiectare a lucrărilor de automatizare în cadrul unei operator economic ce realizează servicii de proiectare aferente instalațiilor industriale;

b) directorul și personalul cu rol de coordonare pentru activitățile de elaborare soluții informatice în cadrul unui operator economic ce desfășoară activități de concepție și implementare a sistemelor informatice;

c) directorul și personalul cu rol de coordonare din cadrul diviziei/departamentului/serviciului/biroului responsabil de asigurarea ducerii la îndeplinire a serviciilor de consultanță în situația unui operator economic ce are ca activitate curentă elaborarea de strategii, studii etc.

Art. 3.

(1) Sintagma „personalul ce va realiza efectiv activitățile care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit” se referă la experții/personalul-cheie ce răspund(e) de realizarea efectivă a proceselor de execuție aferente implementării respectivului contract, calificarea, experiența profesională și/sau modul de organizare influențând, în mod direct, calitatea rezultatului ce trebuie atins prin contractul în cauză, această categorie de personal nefiind considerată criteriu de calificare și selecție în raport cu operatorul economic ce este candidat/ofertant în procedura de atribuire.

(2) Prin noțiunea de „personal-cheie” menționată la alin. (1), se înțelege orice expert/specialist a cărui activitate desfășurată în cadrul contractului este reflectată direct fie:

(i) într-o proporție majoritară a rezultatului respectivei activități și/sau a întregului contract, atunci când există o relație direct proporțională între volumul muncii prestate și nivelul calitativ al rezultatului în cauză, iar contribuția sa are, totodată, o pondere ridicată în rezultatul final al contractului;

(ii) într-o proporție minoră ca efort depus din punctul de vedere al volumului de muncă, dar cu un impact major asupra esenței rezultatului respectivei activități și/sau a întregului contract (de exemplu, în situația în care rezultatul muncii sale este stabilirea soluției tehnice ce face obiectul contractului, celelalte activități ale acestuia având doar rolul de a clarifica/detalia aspectele ce descriu respectiva soluție și/sau modul de implementare a sa).

(3) În cadrul acestei categorii se includ și tipurile de experți pentru care este impusă, prin legislația de specialitate din domeniul obiectului contractului ce urmează a fi atribuit, prezentarea unei certificări specifice, fără de care aceștia nu au dreptul de a exercita activitatea în cauză, în acest fel fiind legați indisolubil de implementarea propriu-zisă a respectivului contract.

(4) Pentru tipurile de experți menționați la alin. (3), pentru care existența certificării specifice, emisă de un organism abilitat conform prevederilor legale incidente domeniului în cauză, reprezintă condiția necesară și suficientă pentru a putea duce la îndeplinire activitățile ce fac obiectul respectivelor certificări, autoritatea/entitatea contractantă nu va stabili criterii de calificare și selecție, ci va solicita ca în propunerea tehnică să fie descris momentul în care vor interveni acești experți în implementarea viitorului contract, precum și modul în care operatorul economic ofertant și-a asigurat accesul la serviciile acestora (fie prin resurse proprii, caz în care vor fi prezentate persoanele în cauză, fie prin externalizare, situație în care se vor descrie aranjamentele contractuale realizate în vederea obținerii serviciilor respective).

Exemple: responsabil tehnic cu execuția (RTE) în conformitate cu prevederile Legii nr. 10/1995 privind calitatea în construcții, republicată; expert/expert tehnic în domeniul protejării monumentelor istorice în conformitate cu Ordinul ministrului culturii și patrimoniului național nr. 2.495/2010 pentru aprobarea Normelor metodologice privind atestarea specialiștilor, experților și verificatorilor tehnici în domeniul protejării monumentelor istorice; contabil autorizat/expert contabil în conformitate cu legislația incidentă în domeniul contabilității și fiscalității; verificator de proiecte, diriginte de șantier în conformitate cu legislația incidentă în domeniul construcțiilor; personal ce necesită atestări profesionale de la autorități competente – cum ar fi, dar fără a se limita la, AFER/ISCIR/ANRE/ANEVAR/ANCPI/CECAR/CAFR/MCPN etc.

(5) În sensul alin. (3), în situația în care existența certificării specifice nu este suficientă pentru a demonstra că respectivul expert are capacitatea de a îndeplini activitățile aferente din viitorul contract, datorită complexității ridicate și/sau particularității acestora, autoritatea/entitatea contractantă are dreptul de a impune în caietul de sarcini și cerințe referitoare la experiența profesională a expertului/specialistului în cauză, ce trebuie îndeplinite la momentul evaluării ofertei tehnice.

Exemplu: auditor financiar, nivelul de complexitate a activității desfășurate fiind în strictă corelație cu aspecte cum ar fi tipul și anvergura organizației pentru care realizează auditul (IMM vs. companie multinațională, parte dintr-un grup de companii/ întreprinderi legate), tipul misiunii – auditul activității anuale a organizației vs. audit aferent operațiunilor de implementare a unui proiect de investiții complex.

(6) În cazul contractelor ce includ o componentă semnificativă de servicii având ca obiect prestații intelectuale care presupun activități cu nivel de complexitate ridicat, situație în care calitatea personalului prevăzut la alin. (1) are un impact semnificativ asupra calității executării respectivelor contracte, calificarea, experiența profesională și/sau modul de organizare reprezintă caracteristici ale ofertei, ce descriu, în fapt, nivelul tehnic sau funcțional al acesteia, fiind considerate un avantaj calitativ ce poate fi punctat. În acest caz, calificarea, experiența profesională și/sau modul de organizare a personalului-cheie se utilizează ca factori de evaluare în cadrul criteriului de atribuire preț-calitate/cost-calitate.

Exemplu de experți-cheie:

a) expert dezvoltare soluție informatică; expert analist procese interne; expert baze de date aferenți implementării unui contract de servicii având ca obiect realizarea unui sistem informatic;

b) ingineri proiectanți responsabili cu implementarea contractelor ce au ca obiect prestarea de servicii în domeniul proiectării obiectivelor de investiții.