În Monitorul Oficial nr. 321 din 26 aprilie a.c. a fost publicată Norma Autorității de Supraveghere Financiară nr. 22/2016 privind autorizarea de constituire a societăţii de pensii şi autorizarea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, act care abrogă Norma nr. 12/2010 privind autorizarea de constituire a societăţii de pensii şi autorizarea de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, aprobată prin Hotărârea nr. 22/2010 a Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 691 din 14 octombrie 2010, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi orice alte dispoziţii contrare.
În extras
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1.
(1) Prezenta normă reglementează procedura, condiţiile de autorizare şi documentele care trebuie depuse la Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., în procesul de autorizare a constituirii societăţii de pensii şi de autorizare ca administrator al unui fond de pensii administrat privat.
(2) Dispoziţiile prezentei norme sunt aplicabile în evaluarea fondatorilor/acţionarilor ale căror deţineri din capitalul social şi/sau din drepturile de vot nu depăşesc pragul de 10% necesar pentru a deveni acţionar semnificativ.
(3) Pentru acţionarii semnificativi sunt aplicabile dispoziţiile Regulamentului Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 3/2016 privind criteriile aplicabile şi procedura pentru evaluarea prudenţială a achiziţiilor şi majorărilor participaţiilor la entităţile reglementate de Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumit în continuare Regulamentul nr. 3/2016.
Art. 2.
Societatea de pensii, persoană juridică română, poate administra un fond de pensii administrat privat doar în baza deciziei de autorizare de administrare, emisă de A.S.F.
Art. 3.
(1) Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute la:
a) art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Lege;
b) art. 2 alin. (2) din Regulamentul Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 14/2015 privind evaluarea şi aprobarea membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţii-cheie în cadrul entităţilor reglementate de Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumit în continuare Regulamentul nr. 14/2015;
c) art. 4 alin. (2) din Regulamentul nr. 3/2016.
(2) De asemenea, în înţelesul prezentei norme, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:
a) conducerea executivă – persoanele definite la art. 2 alin. (2) lit. e) din Regulamentul nr. 14/2015;
b) persoane autorizate – persoanele evaluate, definite la art. 2 alin. (2) lit. i) din Regulamentul nr. 14/2015, care se supun aprobării A.S.F.;
c) persoane care deţin funcţii-cheie autorizate – persoanele definite la art. 2 alin. (2) lit. h) pct. (i), (ii) şi (iv) din Regulamentul nr. 14/2015;
d) persoane care deţin funcţii-cheie notificate – persoanele definite la art. 2 alin. (2) lit. h) pct. (iii) şi (v) din Regulamentul nr. 14/2015;
e) structura de conducere – membrii consiliului de administraţie sau de supraveghere şi conducerea executivă.
CAPITOLUL II
Autorizarea de constituire a societăţii de pensii
SECŢIUNEA 1
Condiţii generale
Art. 4.
Pentru emiterea deciziei de autorizare de constituire a societăţii de pensii, în baza cererii, A.S.F. analizează documentaţia depusă de către fondatori sau de către reprezentanţii lor legali şi verifică dacă sunt îndeplinite, cumulativ, condiţiile prevăzute de Lege şi de reglementările incidente.
Art. 5.
Pentru obţinerea deciziei de autorizare de constituire, societatea de pensii trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiţii generale:
a) să se constituie sub forma unei societăţi pe acţiuni;
b) să aibă ca obiect unic de activitate administrarea fondurilor de pensii;
c) denumirea societăţii de pensii să conţină obligatoriu sintagma „fond de pensii”, astfel încât să nu fie confundată cu fondul de pensii şi să nu conţină elemente de natură să inducă în eroare participanţii, potenţialii participanţi sau alte persoane;
d) capitalul social să fie reprezentat prin acţiuni nominative, care nu pot fi transformate în acţiuni la purtător şi nu pot fi acţiuni preferenţiale;
e) actul constitutiv trebuie să prevadă că acţionarii nu pot beneficia de drepturi preferenţiale sau de alte privilegii şi că se interzice limitarea drepturilor sau impunerea de obligaţii suplimentare acţionarilor;
f) participaţia cumulată a persoanelor fizice nu poate depăşi 5% din capitalul social al societăţii de pensii;
g) să aibă un consiliu de administraţie/supraveghere alcătuit dintr-un număr impar de membri, dar nu mai puţin de 3 persoane fizice;
h) fondatorii să facă dovada vărsării integrale şi în formă bănească a capitalului social, care trebuie să îndeplinească condiţiile prevăzute de Lege şi de reglementările incidente.
SECŢIUNEA a 2-a
Condiţii privind fondatorii
Art. 6.
(1) La evaluarea fondatorilor se urmăreşte ca aceştia să dispună de o situaţie financiară care să le permită onorarea obligaţiilor lor patrimoniale şi participarea la capitalul social al societăţii de pensii.
(2) Persoanele juridice care au calitatea de fondatori trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiţii:
a) să înregistreze, potrivit ultimei situaţii financiare, capital propriu pozitiv;
b) să fi funcţionat minimum 3 ani, cu excepţia celor rezultate în urma fuziunii sau divizării unei alte persoane juridice care înainte de fuziune sau de divizare a funcţionat minimum 3 ani;
c) să nu fie fondatori/acţionari ai unei societăţi de pensii ori ai altei entităţi înregistrate în state cu care România nu întreţine relaţii diplomatice sau în jurisdicţii care nu instituie obligativitatea organizării şi ţinerii contabilităţii şi/sau publicării situaţiilor financiare, ţinerii registrelor comerciale şi/sau care permit păstrarea anonimatului în ceea ce priveşte identitatea acţionarilor/asociaţilor şi a administratorilor;
d) să nu fie în procedură de reorganizare judiciară sau de faliment, să nu fi contribuit, direct sau indirect, la falimentul unor persoane juridice, după caz;
e) să nu aibă datorii restante către bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele locale şi bugetele fondurilor speciale.
(3) Organismele de plasament colectiv fără personalitate juridică nu pot participa ca fondatori ai unei societăţi de pensii.
(4) Organismele de plasament colectiv cu personalitate juridică pot participa ca fondator în limita a maximum 5% din capitalul social al unei societăţi de pensii.
Art. 7.
(1) Persoanele fizice care au calitatea de fondatori trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiţii:
a) să nu fie acţionari, membri în structura de conducere a altor administratori de fonduri de pensii administrate privat sau ai persoanelor afiliate acestora;
b) să nu fie acţionari, membri în structura de conducere a instituţiei de credit care îndeplineşte funcţia de depozitar al fondului de pensii administrat privat sau ai persoanelor afiliate acestuia;
c) să nu fie acţionari, membri în structura de conducere a societăţilor de servicii de investiţii financiare care prestează servicii pentru fondurile de pensii administrate privat sau ai persoanelor afiliate acesteia;
d) să dispună de venituri personale, neafectate îndeplinirii obligaţiilor lor patrimoniale faţă de terţi, care, prin nivelul lor anual, să justifice în mod corespunzător provenienţa fondurilor destinate participaţiei la capitalul social al societăţii de pensii şi care să aibă caracter de continuitate;
e) fondurile destinate participaţiei la capitalul social al societăţii de pensii să nu aibă ca surse venituri obţinute din activităţi desfăşurate în statele sau jurisdicţiile prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. c);
f) să nu fi contribuit, direct sau indirect, la falimentul unor persoane juridice.
(2) Nu pot deţine calitatea de fondatori persoanele nominalizate în lista întocmită în conformitate cu prevederile art. 27 din Legea nr. 535/2004 privind prevenirea şi combaterea terorismului, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi persoanele fizice sau juridice care fac obiectul unor sancţiuni internaţionale, definite conform Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale, aprobată cu modificări prin Legea nr. 217/2009, cu modificările şi completările ulterioare.
(3) Nu pot deţine calitatea de fondatori persoanele care au fost condamnate printr-o sentinţă rămasă definitivă pentru infracţiuni de corupţie şi de serviciu, de spălare a banilor, infracţiuni contra patrimoniului, de fals, evaziune fiscală, mărturie mincinoasă ori alte fapte de natură să conducă la concluzia că nu sunt create premisele necesare pentru asigurarea unei gestiuni sănătoase şi prudente a societăţii de pensii.
(4) Prevederile alin. (2) şi (3) se aplică şi în cazul fondatorilor persoane juridice la care unul sau mai mulţi fondatori/acţionari a/au fost condamnat/condamnaţi printr-o sentinţă rămasă definitivă pentru infracţiunile prevăzute la alin. (2) şi (3).
SECŢIUNEA a 3-a
Documentaţia necesară pentru autorizarea de constituire a societăţii de pensii
Art. 8.
(1) Decizia de autorizare de constituire a unei societăţi de pensii se emite ca urmare a cererii pentru autorizarea de constituire a societăţii de pensii, întocmită conform anexei nr. 1.
(2) Cererea însoţită de documentaţia completă se depune la A.S.F. de către fondatori sau de către reprezentanţii lor legali.
Art. 9.
Cererea prevăzută la art. 8 este însoţită de următoarele documente:
a) procură specială şi autentică sau, după caz, împuternicire de reprezentare juridică, semnată de toţi membrii fondatori, prin care aceştia desemnează una sau mai multe persoane pentru a-i reprezenta în relaţia cu A.S.F., pe parcursul instrumentării dosarului aferent cererii de autorizare de constituire;
b) proiectul actului constitutiv, care trebuie să conţină denumirea societăţii de pensii, conform rezervării eliberate de registrul comerţului, şi care trebuie să fie întocmit cu respectarea prevederilor Legii, precum şi planul organizatoric şi financiar care trebuie să asigure gestiunea corectă şi prudentă a fondului de pensii pentru care se solicită autorizarea;
c) documentaţia privind fondatorii, prevăzută la art. 10 şi 11;
d) documentaţia privind membrii propuşi pentru structura de conducere a administratorului, în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 14/2015;
e) declaraţia pe propria răspundere a fondatorilor, a membrilor propuşi pentru consiliul de administraţie sau pentru consiliul de supraveghere, din care să rezulte deţinerile, individuale sau în legătură cu alte persoane implicate, reprezentând cel puţin 5% din capitalul social ori din drepturile de vot ale oricărei societăţi, conform modelului Declaraţiei nr. 2 prevăzut în anexa nr. 5;
f) documente privind fondatorii referitoare la eventuala lor relaţie de afiliere conform art. 2 alin. (2) din Lege, precum şi natura legăturilor dintre ei, conform modelului Declaraţiei nr. 1 prevăzut în anexa nr. 4;
g) proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare a societăţii de pensii, întocmit în conformitate cu art. 12, precum şi proiectul procedurilor interne, întocmit în conformitate cu art. 13;
h) actul juridic care atestă dreptul de folosinţă al societăţii în curs de înfiinţare asupra spaţiului destinat sediului social şi sediilor secundare, după caz, precum şi documente din care să reiasă că acestea îndeplinesc condiţiile prevăzute la art. 14 şi 15;
i) dovada vărsării integrale şi în formă bănească a capitalului social;
j) dovada plăţii taxei de autorizare de constituire a societăţii de pensii.
Art. 10.
(1) Pentru fiecare dintre fondatori, persoane juridice, se prezintă următoarele documente:
a) certificat constatator eliberat de registrul comerţului sau orice alt document oficial echivalent eliberat de autoritatea similară din ţara de origine, care trebuie să ateste cel puţin denumirea, numărul şi data înregistrării, obiectul de activitate al acesteia, persoanele împuternicite legal să reprezinte persoana juridică şi structura acţionariatului acesteia până la nivel de persoană fizică. Structura acţionariatului până la nivel de persoană fizică trebuie detaliată inclusiv pentru persoanele juridice care deţin indirect participaţii la capitalul social al fondatorului;
b) o prezentare a fondatorului/acţionarului persoanei juridice, sub semnătura reprezentantului legal, din care să rezulte organizarea acestuia, inclusiv reţeaua de sedii secundare deţinute în ţara de origine şi în străinătate, activitatea desfăşurată de acesta în toate sediile sale secundare;
c) ultimele 3 situaţii financiare anuale auditate de o societate de audit financiar, membră a Camerei Auditorilor Financiari din România, cele mai recente situaţii financiare interimare şi ultima balanţă de verificare a conturilor fondatorului şi, după caz, cele întocmite la nivelul perimetrului de consolidare contabilă din care face parte fondatorul. În cazul fondatorilor rezultaţi dintr-o fuziune sau divizare, persoana juridică din care aceştia provin trebuie să fi funcţionat minimum 3 ani înainte;
d) în cazul fondatorilor, persoane juridice străine, situaţiile financiare anuale prevăzute la lit. c) vor fi auditate de o societate de audit financiar autorizată, membru activ al unui organism profesional recunoscut de Federaţia Internaţională a Contabililor şi care a asimilat Codul de etică emis de aceasta, A.S.F. putând solicita documente care să ateste îndeplinirea cerinţelor menţionate;
e) documentaţia privind capitalul social conform prevederilor Normei Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 11/2015 privind capitalul social al administratorului fondului de pensii administrat privat şi a Regulamentului nr. 3/2016;
f) certificat de cazier fiscal;
g) certificat de cazier judiciar.
(2) Pentru fiecare dintre fondatori, persoane juridice, cu participaţii mai mici de 1% din capitalul social al societăţii de pensii, dar nu mai mult de 5% cumulat, se va prezenta numai documentaţia prevăzută la alin. (1) lit. a).
(3) Documentaţia prevăzută la alin. (1) se prezintă şi în cazul fondatorilor, persoane juridice, cu participaţii mai mici de 1% din capitalul social al societăţii de pensii, care deţin participaţii la capitalul social al altui fondator al aceleiaşi societăţi de pensii, indiferent de cota de participare.
Art. 11.
(1) Pentru fiecare dintre fondatori, persoane fizice, se prezintă următoarele documente:
a) copia actului de identitate, a cărei conformitate cu originalul este certificată de titular, prin semnătură olografă, pe aceeaşi pagină pe care este reprodusă imaginea prin copiere;
b) curriculum vitae, datat şi semnat, întocmit conform art. 31 alin. (3) lit. b) din Regulamentul nr. 3/2016;
c) certificatul de cazier judiciar, din care să reiasă că persoana respectivă nu a fost condamnată printr-o sentinţă rămasă definitivă pentru infracţiunile prevăzute la art. 7 alin. (2) şi (3);
d) declaraţie de venit, întocmită în conformitate cu legislaţia din ţara de origine, vizată de autoritatea fiscală sau, după caz, certificată conform legislaţiei din ţara respectivă; în cazul în care legislaţia din ţara de origine nu prevede o astfel de declaraţie, se va prezenta un document oficial care să ateste acest fapt;
e) date despre fondatorii/acţionarii societăţii de administrare a fondurilor de pensii administrate privat, conform modelului prevăzut în anexa nr. 2;
f) specimen de semnătură, conform modelului prevăzut în anexa nr. 3;
g) Declaraţia nr. 1, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4, şi Declaraţia nr. 2, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5;
h) documentaţia privind capitalul social, conform prevederilor Normei Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 11/2015 privind capitalul social al administratorului fondului de pensii administrat privat şi a Regulamentului nr. 3/2016;
i) certificat de cazier fiscal.
(2) Sunt exceptaţi de la prevederile alin. (1) şi ale art. 7 alin. (1) lit. f) fondatorii, persoane fizice, cu participaţii mai mici de 1% din capitalul social al societăţii de pensii, dar nu mai mult de 5% cumulat.
(3) Pentru persoanele care nu au reşedinţa în România se depun certificatul de cazier judiciar şi de cazier fiscal sau alte documente cu aceeaşi valoare juridică eliberate de autorităţile din ţara de origine şi din ţara în care au reşedinţa în prezent, dacă aceasta este alta decât ţara de origine.
(4) Pentru persoanele care nu au domiciliul, dar au reşedinţa în România se depun certificatul de cazier judiciar şi de cazier fiscal eliberate de autorităţile române şi certificatul de cazier judiciar şi de cazier fiscal sau alte documente cu aceeaşi valoare juridică eliberate de autorităţile din ţara de origine ori, după caz, din ţara în care au avut anterior reşedinţa, dacă aceasta este alta decât ţara de origine.
Art. 12.
Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare a societăţii de pensii conţine cel puţin următoarele:
a) structura organizatorică, atribuţiile, competenţele structurilor din cadrul societăţii de pensii, nivelurile de autoritate, responsabilităţile, mecanismele de relaţii şi raportare ale acestora;
b) activităţile desfăşurate în cadrul sediilor secundare ale societăţii de pensii, după caz;
c) atribuţiile şi răspunderile structurii de conducere, inclusiv ale persoanelor care asigură, de fapt sau de drept, conducerea structurilor din cadrul societăţii de pensii şi din cadrul sediilor secundare;
d) persoanele/structurile responsabile cu aprobarea procedurilor interne.
Art. 13.
Procedurile interne conţin instrucţiuni scrise, care descriu etapele care trebuie urmate pentru desfăşurarea activităţii, metode de lucru, reguli de aplicat şi termene de realizare necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor, şi se referă cel puţin la următoarele:
a) descrierea gradului de adecvare a sistemului informatic preconizat a fi utilizat la specificul activităţii care urmează a fi desfăşurată, avându-se în vedere aspecte precum capacitatea de a desfăşura activităţile propuse, gradul de securitate a informaţiei, capacitatea de a furniza raportările solicitate de A.S.F., îndeplinirea de către sistemele de prelucrare automată a datelor a criteriilor minimale prevăzute de reglementările în vigoare;
b) mecanismele de luare a deciziilor;
c) modalităţile şi termenele de raportare pe linie verticală, separarea funcţiilor pentru persoanele cu funcţii de decizie de cele cu funcţii de execuţie şi de cele cu funcţii de control;
d) administrarea conflictului de interese astfel încât să se asigure că persoanele care se află într-un conflict de interese potenţial acţionează în interesul exclusiv al fondului de pensii, al participanţilor şi al administratorului;
e) modalitatea de soluţionare a sesizărilor şi reclamaţiilor;
f) evidenţa şi controlul activităţii în cadrul sediilor secundare, dacă acestea există.
Art. 14.
Spaţiul destinat sediului social trebuie să îndeplinească cel puţin următoarele condiţii:
a) să se afle în folosinţa exclusivă a societăţii de pensii;
b) să fie corespunzător structurii organizatorice şi activităţilor care urmează a fi desfăşurate;
c) să fie în suprafaţă utilă de cel puţin 100 m2;
d) să fie compartimentat corespunzător, astfel încât să se asigure desfăşurarea optimă a activităţii;
e) să nu fie amplasat la subsolurile clădirilor sau la etajele ansamblurilor de locuinţe;
f) să dispună de o dotare tehnică adecvată desfăşurării activităţii, astfel încât să se asigure securitatea, stocarea şi confidenţialitatea informaţiilor şi a documentelor în arhiva entităţii.
Art. 15.
Spaţiul destinat sediilor secundare trebuie să îndeplinească cel puţin următoarele condiţii:
a) să se afle în folosinţa exclusivă a societăţii de pensii;
b) să fie corespunzător structurii organizatorice şi activităţilor care urmează a fi desfăşurate;
c) să fie în suprafaţă utilă de cel puţin 25 m2;
d) să fie compartimentat corespunzător, astfel încât să se asigure desfăşurarea optimă a activităţii;
e) să nu fie amplasat la subsolurile clădirilor sau la etajele ansamblurilor de locuinţe;
f) să dispună de o dotare tehnică adecvată desfăşurării activităţii, astfel încât să se asigure securitatea, stocarea şi confidenţialitatea informaţiilor şi a documentelor în arhiva entităţii.