În Monitorul Oficial nr. 343 din 9 mai a.c. a fost publicată Norma nr. 9/2014 a Autorităţii de Supraveghere Financiară privind organizarea activităţii de arhivă la asigurători/reasiguratori şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări.

Timp de 10 zile puteti evalua GRATUIT continutul Legalis 2.0 – Legislatie consolidata, Jurisprudenta romaneasca si europeana, Doctrina, Reviste online, Bibliografie.
Afla totul despre cele mai noi module Legalis 2.0: Dreptul UE si CEDO | Drept Public

În extras

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1

Prezenta normă are în vedere păstrarea în mod corespunzător a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel încât acestea să poată fi prezentate la solicitarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, precum şi protejarea drepturilor asiguraţilor şi promovarea stabilităţii activităţii de asigurare în România şi are ca obiect organizarea activităţii de arhivă la asigurători/reasiguratori şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări.

Art. 2

Asigurătorii/Reasiguratorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări răspund prin intermediul conducerii executive de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor create şi deţinute, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, precum şi ale prezentei norme.

Art. 3

Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute în Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările ulterioare, în Legea nr. 136/1995 privind asigurările şi reasigurările în România, cu modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiară, falimentul, dizolvarea şi lichidarea voluntară în activitatea de asigurări, republicată, în Legea nr. 260/2008 privind asigurarea obligatorie a locuinţelor împotriva cutremurelor, alunecărilor de teren şi inundaţiilor, republicată, şi în normele emise în aplicarea acestora, precum şi în legislaţia specifică privind activitatea de arhivă.

CAPITOLUL II

Obligaţiile asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări

Art. 4

Asigurătorii/Reasiguratorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a crea şi de a deţine documente care să ateste întreaga lor activitate.

Art. 5

(1) Asigurătorii/Reasiguratorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor documentelor intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.

(2) Înregistrarea documentelor se face într-un registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor, în mod cronologic, în ordinea primirii şi ieşirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.

(3) Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an.

Art. 6

(1) Asigurătorii/Reasiguratorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a înfiinţa, conform prevederilor legale, compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu arhiva, în funcţie de complexitatea, valoarea şi cantitatea documentelor pe care le creează sau le deţin.

(2) Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, competenţa acestuia şi/sau structura compartimentului de arhivă se stabilesc de către conducerea asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicată.

(3) Conducerea asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări propune componenţa comisiei de selecţionare a documentelor al căror termen de păstrare a expirat, în vederea distrugerii acestora în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicată.

(4) Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu problemele de arhivă au următoarele obligaţii:

a) să organizeze depozitul de arhivă după criterii prestabilite, conform prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare, şi să solicite conducerii asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări dotarea corespunzătoare a depozitelor, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor, de prevenire a inundaţiilor, precum şi cu aparatură specifică de urmărire şi asigurare a microclimatului şi de control al accesului în depozit, să informeze conducerea acestora şi să propună măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;

b) să coordoneze şi să răspundă de activitatea arhivistică din cadrul asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile legislaţiei arhivistice în vigoare;

c) să organizeze arhivarea documentelor primite de la structurile asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări pe bază de proces-verbal şi inventare, întocmite conform legislaţiei în vigoare;

d) să iniţieze şi să organizeze activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări şi să îl actualizeze periodic, precum şi să asigure legătura cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării Nomenclatorului şi să urmărească modul de aplicare a acestuia de către structurile asigurătorilor/reasiguratorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări;

e) să întocmească inventare pentru documentele fără evidenţă aflate în depozit;

f) să asigure evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor specifice;

g) să cerceteze documentele din depozit în vederea eliberării documentelor solicitate de cetăţeni (asiguraţi, păgubiţi, angajaţi etc.), în conformitate cu legislaţia arhivistică în vigoare;

h) să pună la dispoziţie pe bază de semnătură şi să ţină evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor, iar la restituire să verifice integritatea documentului împrumutat;

i) să pună la dispoziţia Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunilor de control privind situaţia arhivelor la asigurători/reasiguratori şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări;

j) să pregătească documentele cu valoare istorică şi inventarele acestora, în vederea predării lor la Arhivele Naţionale, conform legislaţiei arhivistice în vigoare.

(5) Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu arhiva răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor înscrise în Nomenclatorul arhivistic al societăţii.