În Monitorul Oficial nr. 253 din 7 mai 2013 a fost publicata Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.
În cadrul actului normativ se arată:
Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi.
În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
În cazul încetării, în condiţiile legii, a activităţii unei persoane fizice autorizate sau a activităţii unui profesionist care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau în cazul în care aceştia solicită, în mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcătuiesc arhiva se pot prelua de către persoana fizică asociată, de către profesionistul asociat sau de către organizaţia profesională din care aceştia fac parte, la solicitarea expresă a acestora.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanţarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, în condiţiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei, cu modificările şi completările ulterioare, sau, după caz, din averea debitorului.
În vederea realizării activităţilor prevăzute la alin. (1)–(4) se instituie obligaţia notificării Arhivelor Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenţei unui creator sau deţinător de documente şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi;
b) de către operatorii economici prevăzuţi la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1) cu privire la documentele preluate în baza contractelor prevăzute la alin. (1);
c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiinţaţi cu privire la predarea arhivei şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi.
În scopul informării publice se instituie obligaţia de a publica informaţii relevante privind situaţia documentelor preluate de la creatorii dizolvaţi, astfel:
a) pentru operatorii economici prevăzuţi la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;
b) pentru Arhivele Naţionale, ca urmare a notificării prevăzute la alin. (5), prin pagina proprie de internet.“
3.Articolul 181 se modifică şi va avea următorul cuprins:
„Art. 181
(1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.
(2) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile referitoare la:
a) competenţa profesională – operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice;
b) baza materială – operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spaţii, dotări pentru personal în vederea începerii şi desfăşurării activităţilor prevăzute la alin. (1);
c) existenţa unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii.
(3) Autorizaţia de funcţionare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani şi poate fi reînnoită pentru aceeaşi perioadă.
(4) Autorizaţia de funcţionare se reînnoieşte obligatoriu, înainte de împlinirea perioadei prevăzute la alin. (3), în cazul schimbării sediului principal, fuziunii sau divizării operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
(5) Pentru reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, documentaţia actualizată care face dovada îndeplinirii condiţiilor prevăzute la alin. (2).“
4. După articolul 181se introduc şapte noi articole, articolele 182–188, cu următorul cuprins:
„Art. 182
(1) Autorizaţia de funcţionare se suspendă de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, pentru o perioadă care nu va putea depăşi 3 luni, în următoarele situaţii:
a) când se constată că operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu mai îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia, conform art. 181alin. (2);
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice desfăşoară alte servicii arhivistice decât cele pentru care s-a eliberat autorizaţia de funcţionare;
c) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a fost sancţionat contravenţional de cel puţin 3 ori într-un an, pentru fapte prevăzute de prezenta lege.
(2) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare intră în vigoare în termen de 5 zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.
(3) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare constă în interzicerea dreptului operatorului economic care prestează servicii arhivistice de a încheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendării şi până la data stabilită în notificarea prevăzută la alin. (2), operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice are obligaţia de a dispune măsurile necesare pentru înlăturarea sau încetarea situaţiilor care au stat la baza suspendării.
(4) Contractele prevăzute la alin. (3), încheiate pe perioada suspendării, sunt lovite de nulitate absolută.
Art. 183
(1) Autorizaţia de funcţionare se retrage de către Arhivele Naţionale sau de către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, în următoarele situaţii:
a) la cererea operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice;
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a furnizat documente conţinând informaţii eronate cu ocazia solicitării eliberării/reînnoirii autorizaţiei de funcţionare;
c) când, la împlinirea perioadei de suspendare a autorizaţiei de funcţionare dispuse potrivit art. 182alin. (1) lit. a), operatorul economic nu îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia;
d) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu respectă interdicţia stabilită la art. 182alin. (3) sau nu îşi îndeplineşte obligaţiile ce îi revin până la data stabilită în notificarea comunicată de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz;
e) în cazul suspendării autorizaţiei de funcţionare, de două ori într-un interval de un an;
f) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu a desfăşurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberării autorizaţiei de funcţionare.
(2) Autorizaţia de funcţionare se retrage:
a) de la data solicitată de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice;
b) în termen de 30 de zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale sau de către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, în situaţiile prevăzute la alin. (1) lit. b)–f).
Art. 184
(1) Contractele având ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie să conţină clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice, în cazul încetării activităţii acestuia, către un alt operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
(2) Contractele încheiate cu nerespectarea obligaţiei prevăzute la alin. (1) sunt lovite de nulitate absolută.
Art. 185
Procedura de notificare şi conţinutul notificării prevăzute la art. 18 alin. (5), datele care se introduc în registrul prevăzut la art. 187alin. (1) şi condiţiile privind gestionarea acestuia, precum şi procedurile de eliberare, reînnoire, suspendare sau retragere a autorizaţiei se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Art. 186
(1) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în condiţiile prevăzute de lege.
(2) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente prevăzuţi la alin. (1), precum şi operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice sunt obligaţi să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă.
(3) Depozitarea documentelor prevăzute la alin. (2) se face în spaţii şi în condiţii corespunzătoare, avizate de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.
(4) Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz.
Art. 187
(1) Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici autorizaţi să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
(2) Registrul prevăzut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informaţii se realizează cu respectarea termenelor şi procedurilor prevăzute de reglementările legale privind liberul acces la informaţiile de interes public.